高效会议管理.ppt

高效会议管理.ppt名尚咨询科振项目组
高效会议管理
整个世界在某种程度上说是一个时时处处充满会议的世界。会议的正面作用是解决问题,反面作用则是带来难题,因此,会议既需要管理,更不能缺少技巧!
课程目录
一、会议失败的原因探究
二、高效会议管理的要点
三、参会者的会议要领
四、会议记录与会后追踪
会议的目的
开展有效的沟通
传达资讯
监督员工、协调矛盾
达成协议与解决问题
资源共享
开发创意
激励士气
巩固主管地位
高效会议的八大特征
只有必要时才召集
好好筹划过
拟订和分发了议程表
遵守时间
一切按部就班
请了最有经验的和有才能的人出席
作出了评论和归纳
记录所有决定、建议和负责人
如果
已经按惯例每周聚会
会议成本太大
还有比开会更好的方法
没什么特别的事情要讨论
你是唯一做决策并且知
道该怎么做的人(开会
让他人参与只能把问题
弄糟)
无需开会的五个如果
如果
必须把信息同
时传达给很多人
有些事情需要当
众表扬或批评
要让别人参与决
策以集思广益
听取部门汇报工作
给小组委派任务
必须开会的五个如果
会议失败的原因
序号
原因
具体表现
1
时间
会议排在即将午餐时间,每个人都饥肠辘辘,无心开会
2
地点
会议地点在经理办公室,致使会议被频繁打断,无法正常进行
3
开会对象的选择
必须出席会议的人未到,通知来的人是一些可有可无的参与者
4
主持人的技能
会议主持人缺乏影响力、说服力,被参加者牵着鼻子跑,无法达到会议意图
5
参会者的技能
参会者发言混乱,既不知如何发言,又不知如何进退,致使会议失效
6
会议准备
开会前没有通知与会者相关事宜,即使会议拖沓,责任不清,毫无成效
7
会议的原因、目的和结果
开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然皆不清楚,即使会议毫无意义、宣告失败
会议效率不高,通常由以上7种原因造成;
在这7种原因中,有3种是原因是致命伤,需要高度警惕;
这3种原因是:主持人的技能、会议的地点以及会议的准备工作。
会议失败的原因