外贸跟单员详细工作流程.pdf

跟单员对出口货物的跟单工作主要有:接单,跟进生产,出货跟踪,制单结汇等。

:接单也即合同的签定,订单的取得。合同的书面形式并不限于某种特定的格式。任何载明双方当事人名称,
标的物的质量,数量,价格,交货和支付等交易条件的书面文件,包括买卖双方为达成交易而交换的信件,电报或电传,
都足以构成书面合同。

:客户下单的方式有:通过电话,Fax, Email 或书面合同等方式。

:交易会,出访,出国参展,邀请客户来访,利用我们的网站,等等。

:在出口贸易中,跟单员接的单没有特定的限制,最常见的是:
(1) 合同:(CONTRACT)合同有销货合同(SALES CONTRACT)和购货合同(PURCHASE CONTRACT)。前者由卖方
草拟,后者由买方草拟。
(2) 确认书;(CONFIRMATION)它比合同要简化些。对异议,仲裁,不可抗力等条款都不列入。它也有销货确认书(SALES
CONFIRMATION)和购货确认书(PURCHASE CONFIRMATION)。这种格式的合同一般适用于成交金额不大,批次较多
的轻工商品,日用品,土特产等。而合同用的比较正规。机器设备,大棕贸易的进出口。
还有协议书,意向书,订单和委托订单等。要提的是,客户从国外直接发来的订单或委托订单,我们收到后要回复,不
能置之不理,否则算默认。

: 接单的程序可分为询盘,发盘,还盘和接受四个环节。
(1) 询盘:(INQUIRY)又叫询价。
(2)发盘:(OFFER)又叫发价。是买方或卖方向对方提出各项交易条件,并愿意按照这些条件达成交易,订立合同的
一种确定的表示。在实际业务中,发盘通常是一方在收到对方的询盘后作出的。
(3) 还盘:(COUNTER-OFFER)又叫还价。
(4)接受(ACCEPTANCE)买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件,并愿意按这些条件达成交易,订立合同
的一种确定的表示。

:即审核合同

: 确认产品名称,规格,质量,数量,单价,价格条款,总额,付款方式,包装要求,交货期,交货方式。

:

(1)产品名称,规格: 审查时产品代码是不是自身的产品?与我们的产品资料能否对上号?有很多公司和企业产品名
称的代码同时也代表了规格。
(2)质量:也称品质。是货物的外观形态和内在质量的综合。在国际货物买卖中,货物的品质不仅是主要交易条件,也
是我们跟单员进行审单的首要条件。
(3) 数量: 应审查货物的数量是否可以及时备妥,其计量单位,重量以及约数有何规定。约数:如合同数量前加“约”,
可使交货数量有适当的机动。国际上对约字的含义解释不一。有的认为是 2。5%,有的认为是 5%。按《跟单信用证统
一惯例》,信用证上如规定约字,应允许有不超过 10%的增减幅度。
(4)单价,总额的审查:
1、客户下单有的会将单价标出,我们要对照我们的报价表审查是否对?总额有没有加错? 新客户下单,要查看我们给
他的报价。
2、通常我们以美元为结算货币,但也有以其它币种的。要注意的是要用在国际上流通的硬货币。(英镑,港币,欧元)

1
(5)