高效会议管理商务版.doc

高效会议管理-商务版
高效会议管理
高效会议管理
( 商务版)
孙业利博士
上海圣博华康投资管理有限公司
1倾听和关注
倾听和关注
会议是管理最综合最直接的表现
会议是管理最综合最直接的表现
2高效会议结构原则
高效会议结构原则
效益评价
功效时效绩效
效用效力效应效果
效率实施
3目标和方向目标和方向
1. 效用
1. 效用
几何困境
几何困境
存在价值
存在价值
会议板块
会议板块
会议类型会议类型
开会政策
开会政策
会议成功要素
会议成功要素
不开会的理由
不开会的理由
会议文化
会议文化
4目标和方向
目标和方向
1. 效用会议几何困境会议几何困境
平均一生中9000 小时的会议
每年企业中30% 在开会
中层管理人员开会时间超过35%
高层管理人员开会时间超过50%
全美每天开会人数超过1000万
年人事费用的7%-15%
无效会议损失人均800美元/ 年
( 会议复原综合症)
5目标和方向
目标和方向
1. 效用
会议几何困境
会议几何困境
2
决策层
2
2
管理层
4
基层 2
16
员工
2
256
6目标和方向
目标和方向
1. 效用会议几何困境会议几何困境
波纹效应
ripple effect
波纹
波纹
效应
效应
15 人会议
影响300人
持续一周以上
7目标和方向
目标和方向
1. 效用意义?表现存在价值意义? 表现存在价值
权威和领导权威和领导阶
组阶
组
能力和方法
能力和方法层
织层
织和
和和
和资
部部资源
门门源
8目标和方向
目标和方向
1. 效用意义?表现存在价值意义? 表现存在价值
层次决策的等级制组织群体决策的水平型组织群体决策的水平型组织
9
目标和方向
目标和方向
1. 效用
会议板块
会议板块
决信
决信
董事会报告、动员和布置
议息
议息
生产会务虚会
代表会
决传
决传
商务谈判商务会谈
策递
策递
人事安排计划准备
财务计划研讨、论坛和学****社会活动组织?
10目标和方向
目标和方向
1. 效用
会议类型
会议类型
规模:大会、中会、小会、小组会、一对一
手段:电话会、广播会、网络会、视频会、现场会
内容:讨论会、专题会、报告会、技术会、业务会、
对象:内部、外部、国际、层次
时间:例会年会、季度、周会、晨会、临时会
11目标和方向
目标和方向
1. 效用
会议政策
会议政策
会议管理机制和机构
更有效的解决办法
参与者了解目的性
合适的人员
准点时间和地点
议题到位
合会与分会
不要怕取消
12目标和方向
目标和方向
1. 效用
成功会议基本要素
成功会议基本要素
?共同内容注意点
?共同过程注意点
?维护开放和平衡的会议环境
?保护参与者不受人身攻击
?明确角色分配
13目标和方向
目标和方向
1. 效用
成功会议基本要素
成功会议基本要素
“多头怪物”案例
梁先生是一个行业协会会员部主任, 他召集王科长、钟小姐、金秘书一个会议。
梁( 不容反对地) : 我很清楚, 问题是需要增加100 元的年会员费。
王( 咄咄逼人地) : 如果这样, 会员会减少。事实上我们需要改个好听的名
字, 以适合实际需要。
梁( 口气缓和) : 年费只增加50 元怎么样。
钟小姐( 以希望的口吻) : 我们可以请一个好一点的集资人员, 我认识这样一
个人的。
王( 得意地) : 把“协会”改成“俱乐部”怎么样? 这听起来更加有时代感!
金( 第一次插话) : 你就知道赶时髦, 难道我们不能将预算削减一些吗? 我知
道现在有人乱报销。至少可以减一点儿。
14目标和方向
目标和方向
1. 效用
不开会的理由
不开会的理由
准备不足
结局渺茫
更优的替代方法:
?自己解决
?单独交谈
?通知和告示
?问卷调查
?电话信函
?口头传达
重复和已经达成一致
15目标和方向
目标和方向
1. 效用
小案例
小案例杨经理刚上任, 发现部门里的员工工作时特别缺少积极性, 经
理很想了解其中的原因, 于是首先召开了一次会议, 但在会议上,
他发现员工们并不承认自己工作缺乏积极性, 并且回避原因所在,
似乎是有些顾虑。于是杨经理决定改变方法, 他先找到了比较敢说的小刘私下面
谈, 了解到问题可能出自两名员工身上, 他们是副总经理的亲戚,
副总经理的权势造成了这两人在部门内虽然无所作为, 但却总是多
得很多利益。杨经理又通过不记名调查问卷的