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物业管理手册:内部审核程序
物业管理手册:内部审核程序提要:内部审核原则上每年至少进行一次,在公司组织机构发生重大变化、服务质量发生较大变化时及接
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物业管理手册:内部审核程序
1、目的
确保管理体系得到有效的保持、实施和改进。
2、适用范围
适用于内部审核活动的控制。
3、职责
总经理负责批准公司年度内审计划和审核计划的实施。
管理者代表负责内部审核工作,任命审核组长。
品质部负责策划、编制年度内部审核计划及组织实施。
审核组长负责编制内部审核计划及编写内审报告。
4、程序
年度内部审核计划
每年1月20日前由品质部依据审核的过程和区域的状况和重要性以及以往审核的结果对审核方案进行策划形成《年度内部审核计划》,《年度内部审核计划》应包括审核准则、范围、频次和方法,报管理者代表审核,总经理批准后实施。
内部审核原则上每年至少进行一次,在公司组织机构发生重大变化、服务质量发生较大变化时及接受第三方审核前由管理者代表及时组织进行内部审核。
内部审核,可对所有部门(或要素)审核一遍,也可专门针对部分部门(或要素)进行重点审核,但每年的内审必须覆盖管理体系全部要素。
审核前的准备
管理者代表任命审核组长和内审组成员,内审组成员必须具备内部审核员资格,并与所审核的项目无直接责任。
由审核组长编制本次《内部审核实施计划》,其内容主要包括:受审核的部门、审核要素、审核组成员、审核具体时间等。报管理者代表审核,总经理批准。
品质部应在审核前5天将《内部审核实施计划》发至相关部门。
审核组长组织审核组成员编写核查表,核查表中要详细的列出审核的项目、审核的依据及方法。
审核的实施
审核组长组织见面会,介绍内审的目的、范围、依据、方式、组员和内审日程,填写《会议记录》。
审核员按《内部审核实施计划》对受审核部门进行现场审核,将体系运行情况详细记录在核查表中。
审核员在审核中发现有不符合项时,应填写《不符合项报告单》,并在审核完成后,向该部门领导作口头报告,并商定初步的纠正措施。
纠正措施的编制与审批
审核员将不符合项报告给相关部门领导确认后,并商定详细的纠正措施,填写《不符合项报告单》中的相应内容。
《不符合项报告单》由被审核
方签字认可。
审核组长填写《不合格项分布表》,记录不合格项分布情况。
审核结束需召开总结会,由审核组组长主持,领导层、内审员及各部门领导参加,