职场邮件该怎么发才高大上.doc

职场邮件该怎么发才高大上
群发邮件在大公司里可谓大行其道。主要原因是分工太细,一件小事无数人需要或希望插一脚。于是为了避免事后被不知名的相关部门说不知情不同意,我们尽量把可能涉及的部门同事都一揽子带上,体面地预先声明、立据为证,以免后患。
虽则如此,但如果粗放地一揽到底,蛮揽、瞎揽,岂不成了神憎鬼厌的发小广告的了?借用新闻学5W理论,我们尝试总结一下体面地群发邮件的WHO、WHAT、WHEN、HOW。
WHO
群发邮件这个“群”字是最为难以拿捏的。既然想得到要群发,表示事情必有多方知会的需要。这么一来,不患寡而患不均,必须避免遗漏利益相关方。但事实上,却并不是群发的人越多越好。这里有一个人多口杂的道理,发得越多常常导致项目进度越慢。万一过程中出现了小插曲,也因而难以在小范围内文过饰非。因此我们可以考虑在群发项目决策性邮件的时候,对外以公司为单位,对内以公司内部的小团队为单位,每一个团队只发给最对口的一位负责人即可,无需把相关团队的所有人的都包揽进来。
同时应注意区分邮件里面的“收件人”栏和“抄送”栏。那些你希望他务必给予意见和确认的人放在收件人。所谓礼貌性知会的打酱油人士放在抄送,祈求被抄送君有自知之明,得了尊重则已,少掺和事情。
当然我们也经常有需要发送全体(Toall)的时候。比如说当你的项目获得了一定的成绩,你美其名曰希望跟大家分享你的心得体会,实际是想得体地得瑟一把的时候。写这种昭告天下的邮件切记得瑟过头,要记得这里的all,并不真的是公司里面的所有人。有些公司设有发给所有人的邮件短码,建议慎用慎用。
分享项目成果的邮件需要有一条黄金分割线,这条线是指你抄送的人里面不应该有比你的上级经理更高级别的领导。有了这条黄金分割线,你的上级经理才能体面地在你的邮件之上添加几句称赞你的说话,然后再由他抄送给再上一级的领导。如此你和你的直线经理才能相得益彰,哥俩好,混到老。
WHAT&WHEN
群发邮件的内容,无疑以上述提到项目决策和分享成果为主。当然还有不少人巧妙地利用它来刷职场存在感,进行自我营销。常见的内容如通过关于行业发展的分享、探讨表现自己的大局观和前瞻性的。甚至还有人用群发邮件来联络同事感情的。如此看来,这群发邮件也是一种小范围的隐形社交媒体。
但正如微博营销会分析不同内容的最佳发布时间一样。同一个关于美食的帖子发在早上
十一点半和一点半,收到的效果可能相差不止一半。利用群发邮件刷职场存在感,同样要有度有原则,讲究内容和发送时间的结合。
一般而言,在上班的“高疯时段”(9am-5pm),只能发跟工作直接相关的事宜,如项目决策、成果分