公文写作(公文格式).ppt

公文格式
公文格式
公文(包括电报),是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范格式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。组成公文的要素分为:
(一) 眉首置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首;
(二) 主体置于红色反线至主题词之间的各要素统称主体;
(三) 版记置于主题词以下的各要素统称版记。
眉首
主体
版记
(一)眉首
1. 秘密等级和保密期限。
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紧急程度

公文如需标识秘密等级,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字; 如需同时标识秘密等级和保密期限,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

公文如需标识紧急程度,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字;如需同时标识秘密等级与紧急程度,秘密等级顶格标识在版心右上角第1行,紧急程度顶格标识在版心右上角第2行; 如需同时标识秘密等级、保密期限与紧急程度时,秘密等级和保密期限之间用“★”隔开标识在版心右上角第1行,紧急程度标识在版心右上角第2行。 以上所介绍的公文份数序号、秘密等级、紧急程度的标识方法不适用信函式的公文。

公文机关标识就是人们通常所说的“红头”。一般由发文机关全称或规范化简称后加上“文件”,如“惠州市发展和改革局文件”。对于“文件”形式的发文机关标识,有三种情况要注意:
第一,上行文与下行文、平行文的标识位置不同。凡是上报的公文,为了方便上级机关领导批示,规定发文机关标识距上页边距离为117mm; 而用于平行文或下行文的公文,其发文机关标识距上页边距离为62 mm 。
如右图:
117cm
第二,联合行文时,主办机关排列在前,“文件”两字居于发文机关名称右侧上下居中。
第三,不管联合行文的机关多少,第一页必须留出发文字号、标题、主送机关以及最少一行正文的位置。

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。机关代字一般由两个层次组成:第一个层次是发文机关代字;第二个层次是发文机关主办文件的部门的代字,如“市府办”是由“市政府”和“办公室”两部分的代字联合组成。发文字号尽量以简化为好。年份要用全称,不能简化,如“〔2010〕”不能写成“〔10〕”。
年份应用六角符号“〔〕”,不能用中括号“[]”、小括号“()”等。序号是发文的流水号,一般都是按文件的形式统一编号。如果是联合行文,只标主办机关的发文字号。发文字号的位置一般置于发文标识下空两行的地方。

上报的公文需标识签发人,平行排列于发文字号右侧。如有多个签发人,主办单位签发人姓名置于第一行,其他签发人姓名从第二行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排,发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行上。
6. 签发人