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浅谈办公室工作的特殊性与重要性
办公室,一个普通的部门,同时也是一个特殊的部门,它担负着承上启下的任务,是领导与基层间沟通的桥梁,是各个部门间协调的纽带。实践表明,领导的意见是否能得到有力的贯彻实施,单位的后勤保障是否足够、职工的文化工作是否开展得有声有色……如此种种,都取决于办公室工作的好坏,因此办公室主任这个岗位的责任尤为重大。
 办公室工作的特殊性和重要性主要体现在其岗位的地位、职责和要求上。
一、 地位的特殊与重要
 办公室是连接领导和其它科室的桥梁,保持目标任务正常运转的中枢、搞好协调的纽带。对办公室主任来说,其业务能力的强弱,办事程度的高低、指挥安排如何,都将直接影响单位各科室间的协调统一。
 二、职责的特殊与重要
 身为办公室主任,首先需要明确的就是自己的岗位职责。办公室主任的岗位职责主要包括以下方面:
 1、熟悉党的方针政策,当好领导的参谋和助手;
 2、收集各科室工作任务,为领导活动及时提出建议;
 3、协调单位公共关系;
 4、主持办公室工作、为各岗位分工、并制定工作职责和标准,并督促本室人员完成本室职责范围内的工作任务;
 5、来文、来电、函件批处工作审核,以单位名义起草文、电、函;
6、起草单位半年、年度工作计划、总结和讲话;
 7、监督单位印章使用;
 8、组织单位职工大会、年度工作总结评比和表彰会议;
9、单位来宾接待、安排等工作;
 10、接受上级交办的其它工作任务,提出分解落实建议;
11、单位档案管理工作;
 12、协调、密切各科室工作关系;
13、办公会议和筹备工作会议;
 14、编制单位发展规划、年度计划和办公用品供应计划;
 以上的几点,可以归为参谋、承办、管理、协调四大职能,其中,第1、2、3三点属于参谋职能。办公室主任的参谋职能大多的围绕领导决策进行的。主要表现在:第一,在决策形成过程中,在帮助领导全面了解单位情况、确定工作方向和重点,范围及程度上发挥参谋作用。第二,在决策实施过程中,在帮助领导及时了解工作进展情况、审时度势、强化控制上发挥参谋作用。第三,在决策实施过程结束后,在帮助领导正确总结经验、进行新的决策活动上发挥参谋作用。
 第4、5、6、7、8、9、10点属于承办职能。办公室主任的承办职能大致来自三个方面。一是来自上级部门的。主要是指上级领导部门交付的事项,如工作调研、信息反馈、工作总结等,需要认真对待,按期完成。二是来自领导的。对于领导班子的决策、办公室主任要带领工作人员不折不扣地去落实。在工作中负有领导、组织、指挥和管理的责任,是第一责任人。三是来自单位各科室的,单位职工需办理有关事项或对站内的意见建议,按程度应先和办公室取得联系,这就需要办公室主任根据实际情况去处理。总之,办公室主任对所负责的事项要高度负责,认真督办。一丝不苟,一办到底,落到实处。
 第11点属于管理职能。管理职能主要是针对办公室的内部而言,集中体现在以下三个方面。一是文书管理。尽管站内文件并不太多,但围绕着公文的处理与保管而需要进行的撰稿、校对、印制、收发登记、立卷、归档等一切是必不可少的。办公室主任负责对文书工作统一领导,统一组织安排,负责督促、检查,把好质量关,防止滥抄乱送和形式主义。二是事务管理。办公室作为事务性办事机构,办公