省/市公司
万科企业股份有限公司(深圳万科)
流程
采购及成本
子流程
采购与付款
子流程参考号#
SZ-PC-A
修正日期
制作人
审批人
19/9/2007
姜丽丽
胡纯
流程总述
本流程包括采购计划管理、供应商资质管理、招标及合同管理、材料收受管理、款项支付管理、采购文档管理六个部分。
采购计划管理包括:出图时间、提交技术要求时间、供应商进场/交货时间、计划采用的采购方式、采购内容、确定合作单位时间、签约时间、采购业务职责分工等管理活动。
供应商资质管理包括供应商认证管理、供应商合作资质审核两个部分。
招标及合同管理主要包括采购实施过程中的招标及合同管理;目的是通过对招投标流程、合同管理等工作的流程加以确定,提高工程采购效益、采购效率和采购规范性。招投标管理:包括招标文件编制、供应商入围选择、发标与交底、开标、评标、澄清与约谈、定标、签约与后续工作等。合同管理:包括合同拟稿、审批过程、审批权限、保管、履行等环节。
材料收受管理是指各相关职能部门对材料设备验收、送检、封样等环节进行管理。
款项支付是付款的申请、审核与支付的流程描述及职责划分,这些控制活动是为了保证所有款项支付均是真实、准确的;资金支付是安全的;所有款项支付均被准确计算和记录,并反映在恰当的会计期间。
采购文档管理包括采购标准文本管理和采购文档管理两部分。
业务及相关系统介绍
本流程涉及的系统包括采购管理平台系统,该系统主要用于采购寻源、采购管理、供应商管理等,近期将被PDC系统取代。
PDC系统:新的采购管理平台。
组织结构及主要职责、分工
采购领导小组
采购工作的跨部门决策机构,对确定合作单位起集体决策的作用。小组成员至少包括:总经理(适用于区域本部/一线公司)、采购及成本分管领导、采购负责部门经理、成本部经理、项目经理部经理、设计管理部经理(必要时)等。
采购工作小组
包括采购负责部门、成本部门、设计部门(根据需要)、项目经理部。采购按照分权原则,由项目经理部负责提出采购要求,由成本管理部负责成本分析,由采购部门负责采购流程执行,由采购领导小组集体决策
一线公司采购负责部门
一线公司项目经理部
一线公司成本管理部
一线公司设计管理部
一线公司客户关系中心
编制项目采购计划
参与
负责
参与
参与
采购寻源及采购流程管理
负责一线采购流程执行
负责一线采购工作中的成本分析和成本监督
供应商认证
负责一线层面
参与
参与
参与
供应商过程评估
负责
提供意见
提供意见
提供意见
流程描述
采购计划管理
项目经理部工程师针对开发项目编制《项目开发作业计划》(含采购计划)<PC-a-1>,此计划由采购管理部、成本管理部、设计部及项目经理部共同讨论确定,编制完成后报项目总经理审批。审批通过后,采购管理部依据批准的《项目开发作业计划》即可进行招标等一系列措施保证计划落实。[项目经理部应当根据已确定的项目开发计划组织编制项目采购计划,并上报公司分管领导予以审批。](控制活动编号:<PC-A-1>)。
在《项目开发作业计划》实
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