如何进行oa办公系统的实施阶段规划？.doc

oa办公系统:大部分客户的项目经理都会根据老板的期限有一个实施规划,分为调研、方案、启动会、实施、培训、测试、上线、正式运用等等,实施顾问会和你一起根据项目的大小、难度、重点去作出对应的方案。经过多年的实践,致远的实施方法论已经非常完善,有几种不同的模板,甚至能够提供启动会上董事长、总裁的发言提纲,你想大张旗鼓地推进A6的全面应用吗?给我们打电话,我们甚至会帮你搞到一份A6实施海报,上面有一个职业佳丽伫立在电脑旁,笑意吟吟地看着你的同事,旁边有文字曰:今天你协同了吗?
但这是不够的,你不过完成的是当期的实施规划,你如果了解了OA的本质,认识到这是一个长期而艰巨的组织行为变革的挑战,而你没有战略规划,你可能会把不该这个阶段完成的事情纳入进来,混淆了主要问题和次要问题,甚至会导致失败。
首先,你应该有一个长期战略规划,你需要知道OA的应用不是一蹴而就的,所以你不要期望把所有的问题在今天解决。
根据我们的经验,我们建议你至少要规划三个阶段:
第一阶段:共性应用阶段
第一阶段的使命是保障快速上线,尽快建立组织级协同方式的新的****惯和模式。你现在已经知道这个速度是非常重要的了,所以你必需对第一阶段的需求进行准确的确定,如果你不加控制,你可能会无意中设定了过多的目标,最糟的是每个部门都有自己的重点目标,大家都陷入到自己的细节需求的满足、扯皮之中,仍然没有协同起来。
oa办公系统:我们有一句很哲学的话描述第一阶段的应用特点:最大范围的最小应用。够抽象吧,意思是你除了公文、文件夹之类必不可少的应用,你首先应该推动的是“自由协同”,自由协同会快速地让所有人感受到电脑协同方式相较于传统协同的优势,放心吧,很快,最多2周,如果你能促进每个人每天上线2-3次,那么大家都会爱上协同的。当你看到这样的情况。领导在走廊抽烟,远远的一个下属喊道,xx总,我昨天把项目材料搞完了,然后你听到x总大声地回答:好了,你把它协同发给我吧。你就知道,第一阶段大功告成了!
第一阶段是成功的第一步,不积跬步无以至千里,如果第一步倒下,就不会有未来。关于第一步的衡量指标就是我在第9问中提到的:衡量成功的简单指标的2个阀值和2个月期限。
第二阶段:深化应用阶段
即使在同一个单位,也不是每一个部门的管理水平都是一样的,同样A6的应用深度也会不同。流程繁杂的部门领导重视流程梳理和效率,文档如山的注重文档管理,知识变化快的注重知识管理,总经理工作部、办公室注重结果,项目经理注重过程和跨部门信息对称……
因此,你要在第二阶段,进行二次实施,这次是以部门为中心的管理深化,通过A6把部门管理的难点、重点通过深度实施解决掉,而且刚才说到的问题很多还需要组织保障――在部门中设置兼职岗位落实到人,这样才可以检查和推进。
如果运气好,你大约可以用半年到1年的时间完成这一切。那时候,你们单位的流程有序了,而且建立了流程设定的流程,一个又一个新流程在自由协同的实践中逐渐成熟,转化为模板,上升到制度;你们单位的每一个大一点的部门都有了肩负OA深化使用的兼职人员甚至是专职人员,并且可以考核他们。单位第一次设置了总监或副总级别的知识管理负责人,有了知识的筛选标准,强制的采集上报制度,知识贡献的激励……注意这是一场变革,没有组织保障是不行的,没有激励也是不能持久的。