同乡会工作手册 活动设计方案和分工.doc

XXX同乡联谊会
2012年周年庆典
工
作
手
册
主办单位:XXX同乡联谊会
承办人:
地点:
时间:2012年4月23日
XXX同乡联谊会2012年年会
会议司仪:
宴会司仪:
会议时间:在下午5:00正式开始,,晚宴约6:45开始( 会长致欢迎词、开幕词,司仪介绍嘉宾名单和主席台就坐的其他人员)共5分钟
1、2011年年度同乡会的工作报告——会长 5分钟
2、介绍今年年会承办人的概况——名誉会长 5分钟
3、今年年会承办人讲话—— 5分钟
4、2011年年度财务工作报告 3分钟
5、换届工作报告 3分钟
6、宣布新一届理事会及班子组成 10分钟
(1)宣布副会长以上班子及亮相
(2)副秘书长以上米水班子亮相 3分钟
7、周年庆典颁发“突出贡献奖”的决定——(含颁奖)15分钟
8、XXX市领导讲话 20分钟
9、XXX办领导讲话 5分钟
10、兄弟会代表讲话
香港XXX同乡会代表 3分钟
广州平南同乡会代表 3分钟
11、宣读捐款超过500元的名单 10分钟
(共103分钟)
12、晚宴
13、晚宴过程中:抽奖+歌唱表演

中山XXX同乡联谊会理事会
二0一二年四月二十三日
XXX同乡会联谊会2012年年会会务物资准备
1、礼品:电热开水壶650份(22100)负责: 货物会议当天送达
2、奖品:负责购买:
特等奖:
二等奖:
三等奖:
3、礼品、奖品券负责人:
4、摄像(照片、摄像机,自备工具) 负责人:
5、捐款箱、抽奖箱:餐厅是否提供负责人:
6、打印:主席台座位卡、来宾座位卡(名单待宾客确定后供)由就加负责打印,5元/张
打印:酒席细微布置图, 负责人:
7、签到薄及表(通讯录表格,含捐款栏):薄1个、签到表及笔,负责人:
8、酒水,承包方负责购买,庆典负责人:
9、光荣榜用纸:红纸4张负责人
10、背景牌:XXX同乡联谊会
主办单位:XXX同乡联谊会
承办人:
发外制作,负责人:
11、电脑及投影准备负责人:
12、奖牌制作负责人:
13、文书用品,张榜及临时需要,由准备
14、会前蒙明志会同承办方到餐厅落实如下事宜:
⑴点菜,菜单以及附送的酒水。汽水等
⑵餐厅布置,主围2~3围,本次会议可能超50围,秘书组落实到会人员情况,需要预定包间4~5围准备
⑶主席台布置:桌子+话筒+主席台+铭牌等,铭牌打印由酒家提供,5元/个
⑷背景板(横幅)、引导牌知道(外包),协调酒家安装好才付款
⑸门口迎宾桌子布置要求
⑹投影仪及舞台节目要求
⑺抽奖箱捐款箱由餐厅提供
⑻客房预订
⑼餐厅提供时间、空调、灯光、茶水、酒水、礼品、奖品的摆放区域。
15、主持有关事宜由与沟通、协调
注明:以上凡牵涉到购买物品,除大额奖品、礼品可以申请预支外,其他住处希望负责人先垫支,会后报销,注意开具相关票据证明。
XXX同乡联谊会
会务安排
会务组成员:
成员:
会务前期安排:3月17日第三次筹备会检查准备工作情况
具体各联络员负责的范围由
政府机关、部队的同乡由跟进
木乐、木圭老乡由跟进
珠三角其他由跟进
政府、各相关兄弟联谊会由负责
2、前期准备
负责人:
落实背景板(横幅制作)
安排晚宴菜单(按50+小餐厅4~5桌准备)
会场设2席主围
主围座位安排:老会长、主要嘉宾、会长、常务副会长,副会长人员安排在主围周边陪同其它嘉宾
会务物资的准备,见下
3、大会奖品礼品采购
负责:
4、大会物资采购
负责:
5、大会接待订房
负责:
会务安排
会务组人员安排:
⑴总指挥:
⑵执行总指挥:
⑶会议司仪:
司仪在的帮助和协调下工作
负责制定议程、统筹安排会议进程、主持会议,全部议程于6:30前结束
简版议程放置主席台
⑷会场餐厅总馆:
成员包括:
工作范围:会场安排、引领嘉宾就座、布置主席台、餐桌铭牌,协助补充茶水、协助投影、协助发放奖品、协助歌唱表演等
⑸后勤总管:
后勤工作人员包括:
工作范围:礼品、奖品的接收清点、准备及发放,接收酒水,抽奖安排及执行(记录中奖号码,对号发放),注意抽奖箱的安排
注意:
礼品发放位置位于入口左边,在右边报到处报到后凭券领取礼品
奖品、礼品的交接统计,有交接表
已准备礼品650份,最终剩余部分部分由秘书组保管, 接收
⑺报到接待处总管:
成员包括:
工作范围
报到接待:
1、接待物资准备:会务物资由负责购买, 接收并补充不足,包括纸张、签到表、笔、奖品券、礼品券、张榜工具等。
2、签到处工作人员:
3、现场接待人员:
4、现存秩序维护:
5、摄影录像:
6播放、投影