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年终总结如何不再是职场鸡肋? - 行政后勤工作总结- 书业网

年终总结如何不再是职场鸡肋?
元月的职场人显得特别忙碌,因为除了日常的工作外,一连串的年终考核、绩效排名、新年工作计划都在紧锣密鼓地进行。其中最让职场人不屑的,就是年终总结了。你说一年都已经过去,工作业绩好坏都成定论,还非得花时间整理成文,拿出来报告一番,岂不多事?
然而,别小看形同鸡肋的年终总结,如果你能在几页薄薄的纸上体现出全年业绩,让上司对你留下深刻印象,给出一个良好的绩效评分,让自己一年的辛苦得到上司认可和表彰,这就是最好的发展机会。那么不同岗位,如何让总结出彩?本文就来聊聊总结的艺术。
代表岗位一:销售类总结关键:数据、图表、PPT
2009年,小王到公司从事销售工作。他的职位是区域主管,负责公司产品在上海几大区的布点和销售。他说公司对销售的业绩要求很高,不仅每个月都下达业绩指标,且指标逐年递增,还需要不定期制定销售策略与竞争对手夺取市场份额。小王忙碌了整整一年,却在年终小结时犯了难:自己每月仅勉强完成任务,似乎没有优秀功绩可表。难道一年的辛苦在老板眼里只能得个中等评价?通常情况下,比如
“公司下达的销售任务指标180万元,实际完成200万元,超额完成任务20万元。市场占有率为同行业的30%,与去年相比增长了10%,具体原因如下……”等详实的数据和图表对比分析能给上司留下深刻印象。因此,个案、数据、图示、类比等工具和方法的运用是写好年终总结的“铁律”。要知道领导都很忙,根本不可能一字一句细看你洋洋洒洒的长篇大论。只要你在字里行间多给出一些数据或量化的数字、对比图、文字说明做论据,他们就能在文中一眼找到这些关键要点,然后对你的整体业绩给出较高评分。如果有可能,还可以在年终小结大会发言时用PPT做演示,让人看起来既专业,又便于理解。如果是销售总监或区域经理一类的管理人,更可以运用一些科学的分析方法,比如:swot分析法、树状图分析法、鱼刺图分析法、图表分析法,对全年的业绩做一个综述评定,对市场竞争对手和占有率数据做一番详细描绘,既回顾了以往,还能展望明年,一举两得,让上司体会到你的专业和精彩。这样的方法可以用在销售部、事业部、生产部、拓展部等有明确盈利业绩指标的部门员工小结中。
当然,像小王这样业绩一般的员工在企业内占大多数。那么他们如何让自己在公司的地位有个提升呢?既然他们无法列出出彩的数据,那么只有用项目和活动来显示自己为公司尽心尽力地忙碌和煞费苦心。比如小王说他要不定期制定多变的销售策略,那么他就可以把一年中几次成功的销售策略作为报告的核心内容,一方面突出销售战略策划能力,一方面突出每次销售活动后的战果。
“通过某某促销活动,产品当月提前完成业绩指标”突出几次优秀的阶段性业绩,来掩盖全年业绩不佳的事实。这样,老板也会扭转不佳印象,没准来年从市场策划的方向来培养锻炼你。
代表岗位二:行政后勤总结关键:罗列重点工作内容和成本控制
小秦拿到年终小结的表格也十分苦恼。往年公司业绩优异,她作为行政辅助部门,拿着传统的年终奖金,随便在年终小结上描上几句,就能蒙混过关。然而2009年因为金融危机,各大部门裁员降薪,老板更是主抓业绩,并以此作为奖金评定与明年工资浮动的标准。因此想保住来年的饭碗,势必要在年终小结上花一番工夫。
可她所在的行政部门,做的都是机械性的重复工作,没有新意,并且日常工作琐碎很难总结。“总不见得胡乱编造或者用形容词堆砌吧,老板看着华而不实,反而大打折扣。”
小秦的烦恼代表了一批行政职能部门员工的烦恼。由于身在辅助性部门,本身就没多大亮点,平日的忙碌都是为他人做嫁衣裳,哪有自己的功绩可言?企业中的行政部、办公室、后勤部、客服部、保安部等辅助性职能部门,都存在这个问题。
但即使如此,也可以找到业绩亮点让老板满意。比如拿行政后勤部来说,核心工作就是安排公司日常费用、设备维护、企业日常接待活动以及收发、传真、打印采购等工作。因此可以在小结中列出下面几大工作内容:公司日常费用开支;日常办公设备的完好率和维护支出;员工对行政部门的投诉率;企业日常活动安排的组织;日常工作流程体系的简化及效率提升等。然后对比往年的项目数据,得出业绩、效率、经费等方面的改善结果。列明通过执行哪些方法,使得公司日常费用开支、日常办公设备的维护支出,都有不同程度下降,日常工作流程的效率也得到了提升等,这样一定会让老板满意。
所以,从事辅助性工作的职场人可以从如何优化现有工作流程、提高工作效率方面着手,体现出一些合理化建议和实施方法,附带一些与往年的数字对比来体现工作内容。一般用比率指标写比较好,如培训专员的培训组织和课程满意度、员工对培训计划的满意度等都可作为量化的依据。
代表岗位三:公关市场类总结关键:突出绩效,突出项目