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时间管理第一课:从GTD开始
GTD需要付出努力。读完《尽管去做——无压工作的艺术》,并不意味着你就神奇般地解开大脑中的记忆锁,能够马上记得在母亲节时给母亲打个电话。你需要付出不少的努力才能使自己的系统流畅和完整的运行。至少,你需要去维护几个不同的清单,一个整理系统和一个日程表。很明显,这些会逐渐变得完善和复杂,特别是在如今更是有了非常丰富的实行程序和工具。但是, Things Done,你的工具并不是用来配置好,然后就拜拜不用了。
GTD需要付出时间。我听过各种不同的、大概的估计,关于你需要花费多久去做每周回顾,对工程(project)的每日维护和管理任务清单等等。但是这些都依靠于你到底有多少事情需要去完成。以我来说,大概一个半小时就可以完成整个系统的维护更新。还有就是,你使用的工具和工程列表都有可能消耗长一些时间的处理和维持系统。反正你得意识到你将会花费不少的时间去保证你的系统整齐有序。
GTD需要保持自律。在GTD的帮助下,你一定会对自己处理任务的效率感到惊讶。但是事情都有正反面,如果你没有坚持维持自己的系统或者抛弃不管,那么自己的系统就会马上卡壳变得很麻烦。我在开始GTD时就遇见了这样的错误,所以我可以向你保证去花点时间保持系统运作比记录每周最需要完成的任务跟重要一些。偶尔的遗漏是不可避免的,不过你得最快的使它重新恢复运转。
GTD对你的效率产生的影响直接与你对GTD的投入相关。有些人觉得,让GTD变得非常的有效率,就必须使用完整的系统。而有些人觉得,你只需要一点GTD内的知识就可以很明显地提高自己的生活和工作效率。我个人认为,你对GTD的执着程度直接会影响到GTD的效果。如果你做的只是把信息记录下来,那你可能在打高尔夫球的时候就忘记了一些不错的点子。最后,GTD对你效率的影响直接与你如何广泛的使用GTD的系统。越执着则收获也就越多。
什么是GTD
GTD,Getting Things Done的缩写。来自于David Allen的一本畅销书《Getting Things Done》,国内的中文翻译本《尽管去做:无压工作的艺术》由中信出版,而在网络上流传的《搞定!-2分钟轻松管理工作与生活》的中文名则是台湾译本的名称。
GTD在Amazon的销售排名中名列98位,在国外的Blogger中也引起大量的讨论与研究,而《尽管去做》这本书在国内却没有引起太多的反响,而且国内大部分对于GTD的讨论都集中在几个主要的PDA论坛,中文Blog圈中的相关讨论则很少,而且其中还有不少是转摘的内容。《 Getting Things Done-The Art of Stress-Free Productivity》一书的作者David Allen将GTD总结成为一种将繁重超负荷的工作生活方式变成无压力高效的时间管理系统。
GTD的理念:GTD的核心理念在于只有将你心中所想的所有的事情都写下来并且安排好下一步的计划,你才能够心无挂念,全力以赴地做好目前的工作,提高效率。而当你总是有些事萦绕在心头,悬而未决的时候,你要么就是会不时地想起它而影响现在的工作,要么就是会忘记了去做。而GTD通过将所有的这些事都罗列出来再进行分类,确定下一步的处理方法,将所有这些悬而未决之事都纳入我们可控制的一个管理体系中。
GTD的基本方法:GTD的具体做法可以分成收集、整理、组织、回顾与执行五个步骤。
收集
把任何你需要跟踪、记住、或者要做的事情全部记录到“收集箱”中:一个收件箱,电子邮箱,磁带,笔记本,PDA等等。把你脑中所有东西都清理出来,放入你的收集设备中,准备进行下一步的处理。每天抽几十分钟收集一下脑中的信息,记录到你的收集设备中。
处理
将你收集到的任何信息进行处理。每个星期至少处理清空一次你的“收集箱”。
处理你的收集箱要遵循的工作流程:
从第一条信息开始处理;
每次只处理一条信息;
不把任何信息放回收集箱;
如果任何一项需要做:
马上执行(如果花的时间少于两分钟)
委托别人完成,或者
将它延期
否则:
将它存档以便查询
把它删除,或者
为它定义合适的目标与情境,以便下一步执行
两分钟原则:任何事情如果花的时间少于两分钟,那么马上就去执行。两分钟是一个分水岭,这样的时间和正式地推迟一个动作所花的时间差不多。
组织
GTD描述了一个建议的列表集合,你可以用来跟踪需要关注的项目:
下一步行动(Next actions):对于每个需要你关注的事项,定好什么是你可以实际采取的下一步行动。例如:如果“写项目报告”,下一步行动可能会是“给Fred发邮件开个简短会议”,“给Jim打电话问报告的要求”,或者类似的事情。虽然要完成这个事项,可