公司公务接待流程细则.doc

公司公务接待流程细则
第一条前期准备工作
一、接待任务下达后,由总经理选定接待组具体成员,并部署相关接待任务;
二、由办公室接待人员负责收集、核对下列信息:
(一)来宾单位、人数、性别、职务、住宿天数、抵达时间;
(二)主宾饮食忌口及生活****惯;
(三)会务是否公开(是否需要拍照或录像);
(四)与各部门做好沟通,要求各部门做好配合(包括在接待期间减少噪音、走动等方面)。
三、由办公室接待人员负责根据来宾情况制作公司PPT汇报材料并收集相关数据,汇报材料选择:
(一)对外披露型材料及数据;
(二)发展预测型材料及数据。相关材料必须送分管副总审核、主要接待领导批准;
四、由办公室接待人员负责制作如下材料:
(一) 来访客人行程单,包括会务、用餐、住宿、参观、欢送等方面的具体时间安排及接待保障人员的通讯方式;
(二)接机/车地的迎接牌,正面为“XX单位XX领导等一行”或者“XXX(姓名)”,反面为来宾的航班号、车次及联系电话;
(三)会议席卡;
(四)制作欢迎词标牌
(五)准备好公司宣传册。
五、由办公室接待人员负责准备、采购以下方面的内容:
(一)按照要求预订用餐点、餐标;
(二)预订住宿酒店客房;
(三)预订会议室或接待室;
(四)根据需求采购酒水、香烟、水果、糕点、糖果、鲜花、茶叶、饮用水等;
(五)根据需求准备好餐具、茶具等接待保障用品;
(六)准备好日常用药品及急救包;
(七)按要求采购礼品。
六、由办公室驾驶员负责保障好接送车辆:
(一)车辆清洗;
(二)车辆状况检测;
(三)车辆加油;
(四)接送点现场及线路踏勘。
七、由办公室负责对公司大楼进行清洁。
八、由办公室接待人员做好工作餐的各项准备,包括采购和餐具、热毛巾等方面的准备,包房清洁、灯光及设备检查等。
第二条接机/接车
一、由办公室主任牵头组织好现场接机/接车的领导及陪同人员;
二、全体接待人员统一按要求着装:
(一)相关领导着正装;办公室接待人员着工作服;
(二)驾驶员着西服、系领带、黑色皮鞋、带白手套。
三、驾驶员及接待车辆的要求:
(一)来宾携带随从的,应当派遣2辆以上车辆迎接;
(二)公司中高档车辆应当服从调遣和调配;
(三)驾驶员不得在车内吸烟或做无关事宜,车辆音响音量不得超过10标刻;
(四)根据来宾的人数备好饮用水,其中,10月份至次年4月期间的接待,应当为客人备常温及热饮,7至9月应当为客人备常温及冰饮;
(五)主要来宾应乘坐于驾驶员后排位置,主陪领导应坐于副驾驶座后排位置,办公室接待人员应坐于副驾驶位置;
(六)迎接客人上车时,应当尽可能将车的左侧面对客人,以便客人上车;
(七)客人上车时,驾驶员应当下车为客人开启车门并防止客人进车时撞头;
(八)因道路原因车辆右侧面对客人时,驾驶员应当下车引导车人从车辆后侧绕到上车位置;
(九)办公室接待人员要负责将来宾行李放至车辆后备箱内;
(十)两辆以上车辆接送客人的,首车驾驶员应当放慢车速,照应后车距离,尽可能形成车队行驶。
1、后车不得超越首车行驶;
2、凡遇红灯,首车驾驶员预估后车无法通过的,应当在停车线等候;
3、一旦后车掉队,首车驾驶员应当放慢车速,等候后车跟上;
4、凡遇交通拥阻,驾驶员不得随意插档、变换车位,应当保