公司部门目视管理看板学习.doc

公司部门会议管理制度
第一条、根据公司精细化管理要求,为进一步规范xxx会议内容和程序,提高部室的办公质量和工作效率,建立健全决策机制,提升部室整体的管理及运行水平,特制订本制度。
第二条、会议要求:
(一)、会议应根据实际工作需要召开,着眼于有效沟通、协调部室内部各方面关系、解决问题、安排部署工作。
(二)、会议应注重质量,提高效率。会前应做好充分准备,做到充分沟通,心中有数;对议而不决的事项提出解决的原则与方法;会议力求精干、高效,工作进展和安排应明确、具体、量化,杜绝空谈和形式主义。
(三)、讲求实效。会议议定的事项、布置的工作任务、提出的办法措施,与会人员要按照职责分工传达、贯彻,落实,力求取得具体成果。
(四)、严格会议纪律。会议主办部门应加强会议管理,做好会议安排;与会人员应认真准备、准时参会,不得无故缺席。
(五)、会议记录员职责。记录员应提前确定开会地点,时间和人员。记录员要提前申请会议室,做好会议室及其他有关会议的协调工作并按照会议记录表准确,在会议结束后,及时将会议记录归档以便日后查询。
第三条、本制度适用于部门内部工作会议。
第四条、会议细则。
(一)xxx部室例会不定期召开,由部室主任根据需要决定召开,或者根据部室人员的需要向部室主任提出申请,在部室主任批准的情况下进行召开。xxx例会会议题由部室主任或部室成员提出,部室成员议题在部室主任同意下,方可在会议中提出并讨论。
(二)西北销售一室例会由部室主任主持,参会人员为部门内部职工,如需请部室外部人员列席,需取得部门主任同意方可参加。
(三)部门例会的主要内容是:部门负责人传达公司会议精神,通报公司近期总体工作安排和面临的问题;每名员工汇报上近日工作情况,提出工作中遇到的困难和问题、解决建议和本月工作安排;与会人员讨论有关事项;部门负责人提出部门下周工作要点、具体安排和有关要求。
(四)会议记录员。应工作性质所迫,我部室不设定固定会议记录员。记录员次序如下:xxx、xxx、xxx、xxx、xxx。如记录员因故无法出席会议,则依次顺延。
(五)部门例会遵照小会服从大会的原则
第五条、会议的其它工作遵照以下规定:
1、会议记录员应提前准备好会议资料(如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等);落实并布置会场,准备好会议所需的各种设施、用品等;
2、记录员应不迟于会前5分钟到达会场,检查会务落实情况,做好会前准备。
3、属讨论、决策性议题的会议,主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述,适时提交与会人表明意见;对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。
第六条、参会人员须遵守以下规定:
(一)、应准时到会;
(二)、会议发言应言简意赅,紧扣议题;
(三)、遵循会议主持人对议程控制的要求;
(四)、属工作部署性质的会议,原则上不在会上进行讨论性发言;
(五)、遵守会议纪律,与会期间应将手机调到振动模式,原则上不允许接听电话,如须接听,请离开会场;
(六)、做好本人的会议纪录。
第七条、会议记录应遵守以下规定:
(一)、以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录,根据需要整理会议纪要;
(二)、会议记录应尽量采用实录风格,确保记录的原始性;
(三)、对会议已议决事项,应在原始记录中括号注明“议决”字样;
(四)、会议原始记录应于会议当日、会议纪要最迟不迟于会议次日呈报部室主任,由部室主任审核,记录员签名;
(五)、部室将建立会议记录材料盒,在每次部室会议后,都将部室的会议纪要及时归档,会议记录要简洁、明了、干净。
(六)、会议记录为部门的内部档案,部门人员不得擅自外泄。
(七)、会议记录盒由部室主任负责保管。
第八条、会议跟进
(一)、会议决议、决策事项需要会后跟进落实的,按照部门职责分工自行落实,部室主任另有指定的,服从主任指定;
(二)、会议跟进的依据以会议决议以会议的原始记录为准;
第九条、处罚
(一)、无正当理由迟到、早退每次处10元的罚款;
(二)、无正当理由缺席每次处以20元的罚款;
(三)、凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的,以上处罚由传达人承担。
第十条、附则
一、凡本制度未明确规定的奖惩,按《奖惩管理制度》有关规定执行。
二、本制度由部室全体部员审议通过,经部门主任批准后生效,自颁布之日起执行。
另附:附件一:《会议通知单》
附件二:《会议记录表》
会议通知
谨定于      年      月      日午        时       分于
召开                 会议,请准时参加!
随本通知送提案书份,若有提