办公用品管理制度.doc

办公用品管理规定
一、主题内容与适用范围
为加强公司办公用品管理,控制费用开支,规范我公司办公用品的采购与使用,本着勤俭节约和有利于工作的原则,根据北京新港永豪水务工程有限公司实际情况,特制定本规定。
二、办公用品的购买
办公用品购买细则
(一)原则:为了统一限量,控制用品规格以及节约经费开支,所有办公用品的购买,都应由行政部统一负责。
(二)办公物品的申购:根据办公用品库存量情况以及消耗水平, 向行政经理通报,确定申购数量。如果办公印刷制品需要调整格式,或者未来某种办公用品的需要量将发生变化,也一并向行政经理提出。
(三)采购规定:在办公用品库存不多或者有关部门提出特殊需求的情况下,按照成本最小原则,选择直接去商店采购或者订购的方式。
(四)验货:办公用品送到后,按购货清单进行验收,核对品种、规格、数量与质量。
(五)各部门申请办公用品:办公用品原则上由公司行政部统一采购、分发给各个部门。有特殊情况,允许各部门提出“购买办公用品申请表”进行采购。这种情况下,行政部门有权进行审核,并把审核结果连同申请书一起保存,作为日后使用情况报告书的审核与检查依据。三、办公用品的分类、领用及报废处理
(一)办公用品分为消耗品、管理消耗品及管理品三种
:铅笔、胶水、胶带、大头针、图钉、复写纸、标签、便签、橡皮、夹子等。
:签字笔、圆珠笔、修正液、笔记本、信封、白板笔、固体胶等。
:钉书器、直尺、笔筒、计算机、文件夹、档案盒、档案袋、票夹、印台等。
(二)管理和发放:
1、办公用品由行政部门统一保管,指定保管人向使用人发放。
2、采购人员应将所采购的物品交保管人办理登记入库手续,保管人根据采购价格核定物品单价,计入领用部门(人)费用,并在每月终填报《办公用品使用情况汇总表》。
3、各部门办公用品费用核定及有关规定:
①办公用品领用必须认真履行手续,应填写《办公用品领用单》后领用和发放。
②各部门及各使用人的办公用品使用标准:每人每月最多领用1支签字笔,如果保管不好丢失自行负责购买。每周三统一领用办公用品,其他时间严禁领用办公用品。
③各部门要控制和合理使用办公用品,杜绝浪费现象。笔记本、签字笔芯、圆珠笔芯、胶水、涂改液、计算器等办公用品重新领用时应以旧换新。
④凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时,应将所领用的办公用品(一次性消耗品除外)如数归还。有缺失的应照价赔偿,否则不予办理有关手续。
(三)报废处理:对决定报废的办公用品,要作好登记,在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。
四、办公物品的保管
(一)填写清单:所有入库办公用品,都必须一一填写入库清单。
(二)保管:须清楚掌握办公用品库存情况,经常整理与清扫,实行防虫等保全措施。
(三)盘存:办公用品仓库应定期清点。清点工作由行政人员负责。清点要求做到账物一致,如果不一致必须查找原因,然后调整清单,使两者一致。
(四)印刷品与纸张管理:印刷品与各种用纸的管理按照盘存的清单为准,对领用的数量随时进行记录并