002 文件及资料控制程序IMP-101.doc

题目:文件和资料控制程序
文件编号 : IMP-101
发行版次 : 02
生效日期 : 2005年6月24日
总页数 : 共 4 页

制定: 日期:
(程序负责人)
审核: 日期:
(管理者代表)
审批: 日期:
(总经理)

非红色盖章的为不受控文件
请参阅受控版本

1. 应用范围:
本程序应用于与质量和环境管理体系所有文件和资料的控制(包括外部提供的有关文件和资料)。
2. 参考文件:
IMP-202 法律及其它要求控制程序
3. 定义:
IMM –综合管理手册
IMP - 综合管理程序
WI-工作指引
4. 职责:
文控中心:
- 负责文件和资料的发放、回收、销毁和原稿的保存及作好相关记录。
- 负责编制并及时更新相应文件和资料的目录以及《参考文件总目录》。
管理者代表:
- 负责审批文件和资料的发放范围。
确认综合管理手册、综合管理程序,审批工作指引。
组织对现有体系文件进行定期评审。
总经理:
- 审批综合管理手册及综合管理程序。
各部门
- 负责相关文件的编制、确认以及使用保管。
资历及培训:
不适用
6. 程序:
文件和资料的分类
综合管理手册、综合管理程序和相关的工作指引;
产品文件(包括规格书、图纸、等);
外来文件(包括国家/国际标准,环境法律法规等);
其它类(包括组织结构图、管理方案等)。
文件和资料的编号
综合管理手册简称为IMM,编号不适用。
综合综合管理程序编号方法为IMP-1(或2或3) XX
“1”为质量和环境两个体系共享的程序, “2”为环境体系程序,“3”为质量体系程序。“XX‘为从01开始的流水号。
工作指引编号方法是WI-AD-XXXA
AD :部门代号,即行政部。
XXX:从01开始的流水号。
A:为初版(依次为A、B、C、、、Z)

文件和资料的编写与审批
综合管理手册由管理者代表编写及确认,总经理审批.
综合管理程序文件由相关部门编写, 管理者代表确认,总经理审批.
生产作业指导书、检查工作指引由相关部门编写,其部门负责人审批.
(包括图纸、等)由工程编写,部门负责人审批.
其它工作指引由工厂经理批准.
文件和资料的发放及回收
文控中心制定相关文件和资料的派发表,交管理者代表批准后,由文控中心依派发表复印相应份数,加盖红色的“受控文件”印章进行统一发放,且在发放的文件和资料上注明副本编号,文件领用人应在《文件收发记录表》上签收,如果是升版发行的文件,文控中心应同时收回旧版文件,收回的受控文件由文控中心负责销毁,旧版正本文件由文控中心加盖作废印进行标识保存。各部门应制订《文件一览表》登记所发文件名称、编号、版本、生效日期等内容,当有新发文件时应同时更新《文件一览表》。
文件和资料的更改
综合管理手册、综合管理程序更改时,由更改申请者填写《文件修订总结