工程信息档案管理制度.docx

档案信息管理制度
一、总则
1、为确保工程档案的齐全、完整、准确、系统,确保档案案卷合格率,使工程档案管理顺利达到《建设工程文件归档整理规范》的要求,特制定本制度。
2、基本建设工程档案资料是指在整个建设项目,从酝酿、决策到建成投产的过程中形成的有归档保存价值的文件资料,包括项目的提出、调研、可行性研究、评估、勘测、设计、施工、调试、生产准备、试运行、移交生产、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体的材料。
二、形成的文件材料要符合要求
1、完整性。收集齐全,记录全面,记录内容和数据应能反映抽查频率和质量指标
2、真实性。现场记录,同步进行。
3、准确性。施工原始记录数据准确,竣工图编制规范,图物相符。
4、规范性。实验检测表格填写应按规范进行,自检意见、监理意见应明确,签署手续完备,字迹清晰,复印清楚,字迹材料应能满足长期保存需要。(签字、填写的内容、格式、载体)
三、工程档案管理制度
1、档案资料管理
,应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。档案资料室集中统一管理本工程全过程的技术档案资料,对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查,并负责工程技术档案资料的接收和移交。
,档案资料室配备专职档案员,为更好地管理好档案资料,应配置必要的库房、档案装具、档案保护设施和办公设备。
,各种技术资料交由档案资料室统一管理发放,各有关部门和单位指定专人办进领用手续。
、图书、标准由档案部门统一申请,经批准后按计划办理,或委托有关部门自行办理。凡购置技术资料、图书、标准的报销凭证,一律由档案室签收后方可办理报销手续。
2、归档文件的质量规定
、协议等文件材料均应为正本(即必须有各方代表符合规定的亲笔签名,有单位盖章栏目的还必须加盖单位公章归档,签字方不能用副本或复印件归档)。
、工程签证单、试运记录、材料半成品试验单、设计修改通知单(含工程联系单)等表格和数据均应用70g以上的白色书写材料书写并原件(如表式为复印件,数据虽用合格材料书写也
不能作为原件;验收签证单中的各方人员必须签名齐全,不能以盖章或打印件代替签名)归档。
,方案和报告等均应为油印件或激光打印机打印件,不能用复印件或普通色带打印件,以保证字迹的耐久性。
(不能用复印件)归档。

A)书写字迹工整,图样清晰。
B)书写墨水应为碳素墨水,严禁用圆珠笔或铅笔书写。
C)文件书写格式应用横行排列,文件段落,章节编排,按有关文件编写要求;汉字简化应符合国家颁发的有关规定。
,装订边空白间距应为25mm,装订边空白间隙内不能进行书写和留有信息。
3、工程文件收发及管理规定
为加强工程文件收发管理,理顺传递关系,并按工程进度作好工程文件的提供利用,特制定本制度。
、工程文件接收
(工程技术文件、图纸资料)由档案资料室统一接收;上级党政主管机关所发的行政及党务方面的文件由办公室统一接收。
,一律交档案资料室。
,物资组汇同有关部门对设备开箱验收后,及时将设备资料立卷归档;设备文件资料由档案资料室统一归口发放给有关单位。
,必须进行数量和外观质量检查,发现问题应及时通知寄发单位补发。
(簿式台帐和电子台帐),并能利用计算机进行各类工程文件的查询检索。
,应及时予以处理,在保证归档份数后,应按工程部领导审定的工程文件分发表及时分发给有关单位和部门。
,要严格按保密规定妥善收存,并认真执行密级文件资料的借阅规定。
,并建立档案登录总登记帐和分类登记帐;对分发各部门的工程文件资料不进行整编作业。

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、设备资料分发表分发工程文件资料(当工程施工图、设备资料份数有限时),档案资料室仅提供施工单位一套或二套文件,不足部分施工单位可委托档
案资料室向设计院提出增加施工图供应数量;设备资料文件不足