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外贸单证制作精要
单据制作还要遵循“从上到下,从左到右”的原则,这样不容易出错。
所谓从上到下,即从一张单据的最上面的项目开始,做完上一行的项目再做下一行的项目,遇到一行有多个纵向项目,则要遵循从左到右的原则。这样,一不容易把需要改动的项目漏改;二把整张单据划分成单元小块完成制作可以提高精确度。因为我们在做单据时,每个公司都有其一套固定格式,通常每次都会套用固定格式,但在套用的同时容易出现“应该修改的项目而没有改过来”的错误。比如同一种商品不同订单批次的出口单据,往往套用相同格式、抬头、品名的单据,但由于是不同批次订单的票据在日期,数量,和编号等小方面有细微的差别,这些差别很容易被忽略。然而,只要奉行从上到下,从左到右的原则来制作单据,并在这个原则下切实做到“心想口读眼盯笔点尺比逐行逐字母一一核对”基本上就可以避免这方面的错误。
前面是做单据的基本思路,但具体怎么做是非常灵活多变的,要视不同业务的具体情况而定。
外贸单据是记录整笔外贸业务的见证,应该与合同和实际相符合。在非信用证业务项下的单据虽然没有在信用证项下的单据要求严格,但也要求正确、准确、精确。
在信用证业务项下,对单据的要求很严格,除了要符合单据间的逻辑关系和国际****惯,最重要的是要符合信用证规定。这就使得审理信用证对单据的要求工作变得尤为重要。
首先是发票。发票是整套外贸单据中的核心单据,在制作发票时,要注意以下几点:
1、最重要的是正确的输入收货人的名址,精确到标点、空格和字母。但这里的精确要以信用证为主。有时候由于开证人的疏忽,搞错了一个字母或一个空格,出于单证一致的原则,也要跟着信用证错。在审理信用证时,如果发现这种特殊的地方最好用荧光笔画出来,以示突出。
2、其次要注意唛头。唛头一般在附加条款里规定,也最好用荧光笔重点画出来。就如在周枫化工品业务中,基本上是没有唛头的,但有时也冷不丁给我规定个唛头,如果我按照以往的经验来了个N/M,就会犯一个很严重的错误。
3、大小写金额一致。周枫化工品业务量少,但订单多,因此基本上每次做单时可以套用以前的格式。有时只要稍微改动一下数量就可以了。这样就出了一个经常犯的错误:大小写金额不一致。因为把小写的金额改过来之后,很容易忽略大写金额相应改动。
4、盖章、手签。这是一个需要注意的问题。有的买家要求卖家出发票时不
仅要盖章还要手签。
以上这些都是我在做发票过程中曾经犯过错误的地方,也是我学****的笔记。制作单据不是很智能的工作,但需要制作者及其的细心。我认为避免制作单据时出错,最好的办法莫过于细心再细心。只有这样才可以最大可能地避免因制单失误而产生的损失和费用。然而,错误只能尽最大可能去避免,因此单据做完后并不是一了百了,还要再核实核实,以使有错可以在不可能之前及时改正。
其次是提单。提单是外贸单据中最重要的单据,它是国外买家据以提货的物权凭证。提单是由船代根据托运人的海运委托书填制的,填制完毕后传真给托运人修改确认,一经备托运人确认,即可签发。
所以认真填制海运委托书,可以减少提单的修改工作。确认提单的过程需要十二分的细心。要严格根据信用证真真切切地遵照“心想口读眼盯笔点尺比逐行逐字母一一核对”的要求。因为提单不