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如何填制记账凭证
会计凭证分原始凭证和记账凭证两类。记账凭证是介于原始凭证与账簿之间的中间环节,是登记明细分类账户和总分类账户的。记账凭证是记录经济业务,提供记账依据的;是明确经济责任,强化内部控制的; 是监督经济活动、控制经济运行的。
记账凭证必须具备记账凭证的名称及收款凭证、付款凭证、转账凭证。收支业务不多的单位,也可以使用通用记账凭证(即不分收、付、转的记账凭证);凭证编号;经济业务所涉及的会计科目包括一级科目及其所属名称金额;所附原始凭证张数;填制凭证人员、稽核人员、出纳人员、记账人员、会计主管人员签章。
记账凭证的填制要求:
一、日期的填写
现金收付款记账凭证的日期以办理收付现金的日期填写;银行付款业务的记账凭证, 一般以财会部门开出银行付款单据的日期或承付的日期填写;银行收款业务的记账凭证, 一般按财会部门收到的银行进账单或银行受理回执的戳记日期填写;当实际收到的进账单的日期与银行印戳日期相隔较长,或次月收到上月的银行收、付款凭证,以财会部门实际办理转账业务的日期填列;对属于月终结转的业务,应按当月最后一天的日期填列。
二、摘要的填写
记账凭证中的摘要,是对某项经济业务的摘要说明,也是会计人员从账面和记账凭证上了解经济业务内容的途径,尤其在当今网络化迅速发展和日益成熟的条件下,更显现出摘要的重要性。因此,会计人员必须认真、规范地填写凭证摘要。
1、”摘要”填写中的常见问题
(1)内容填写不完整,文字表达过于简单。
摘要应该包括该项经济业务的行为主体、实施对象,业务发生的时间、地点及原因。如有些记账凭证摘要”园长室X X借款”、”收捐资助园款”、”发xx年加班费”等,都属于内容填写不完整的摘要,借什么款、收单位的还是收个人的捐资款、具体什么加班费等信息从会计账面上就反映不出来,若需要了解,还必须去翻具体的原始凭证。对此, 以上前两条摘要应该填写为”园长室X X借出差款”,”收X X单位捐资助园款”等。后一条记账凭证摘要则是缺乏对经济业务的概括,如果该笔加班费是对xx年职工假期的加班费,那么就应该填写为”兑付xx年职工假期加班费”,从而与该年正常发生的加班费有所区别。
(2)同一事项,前后反映不一致
例如,时而填写”提备用金”,时而填写”会计室提备用金”;又如,单位在xx年 2月5日和2月19日两天有多个记账凭证摘要,反映的都是发奖金,但想要了解到底是发给哪一部分人、什么时候的什么奖金就不太清楚了。若需要具体了解,则必须详细查阅相关原始凭证。
2、任何填写”摘要”
(1)深入了解经济业务。
作为会计核算,了解和熟悉核算对象是做好会计工作的前提。要填好记账凭证摘要, 正确、规范地反映经济业务本质,就必须对每一项经济业务深入了解。有些经济业务看起来简单,但要认真分析起来,都有一定的相关方面,因而会形成较为复杂的经济往来, 因此,需要仔细分析。
(2)提高文字概括能力。
填写记账凭证摘要,看似一个简单的工作,但从中可反映出会计人员的文字概括能力。对于摘要文字的多少,应该根据实际需要来决定。在有些摘要描述中,文字可多, 尽量细化,而在有些摘要描述中,文字可少,尽量简化。
(3)注意关键词的使用与组配。
根据会计电算化的发展、财务软件功能的增强和逐步完善,会计信息的实时反映与查询