如何控制外埠员工的行踪(六).doc

如何控制外埠人员的行踪
存在的问题:外埠员工虚报差旅行程、费用
解决方法:
①交纳有经销商盖章的
工作日报表
让经销商参与到对销售人员的工作监督中来,第三方介入能降低销售人员作假的可能性。
②电脑交通报销凭据核对
是指出差的业务员报销发票的时候,不准报销面额票,而是要报销电脑交通票,因为必须去长途汽车站拿电脑交通票,而且票上有时间和起止地点;还可以用电脑交通票和住宿票相对照,如果二者地址不符,就证明销售人员存在问题。
③票号审核、年度审核
比如长途车票的票号如果在30个以内不给报销,也就是第一张票的票号减去第二张票的票号,差值如果不到30,就不为其报销;为了预防员工买一本发票先撕第一页,再撕最后一页,可把每一个员工的票装在一个信封中,年底随机抽取5个,检查一年之中有没有连号,这就是年度审核。
④电话询踪
经常打电话询问出差情况并对每次电话内容做好记录,等到员工月底报销发票时进行相关内容的核对。
⑤周行程计划、看板管理
周行程计划、看板管理尤其适合分公司经理监控分公司员工。比如公司可以把10名员工的名字写在黑板上,在每个员工的名字下面挂一个小木牌,每一周让他们上报周行程计划,然后由内勤把每个人的周行程计划抄在木牌上,将木牌挂在公司人流量最大的地方,要求所有经理级以上的员工每天完成三个抽查。
⑥彩信手机
公司可规定随时要求销售人员在两秒钟之内用手机拍一张照片,发回给公司。
⑦电话拜访、电讯网络
现在***、中国联通都有全球***业务。只要把手机放到身边,这个信号就一直可以被追踪。
⑧检查电话单和银行刷卡纪录
通过电话单和银行刷卡记录,也可以轻松地查到外埠销售人员在某段时间的大致位置,如果与其报销的位置不符,则可证明其在虚报差旅费用。
⑨走动管理、不定时现场突击检查
例如,让即将出差的员工报出周行程计划,然后派人到出差地去,如果在当地无法马上见到该销售人员,则证明其在出假差
,法眼无处不在
 管理者一定要形成这样的理念:学会反求诸己,充分认识到管理的前提是检核,检核的前提是知道,也就是管理者要想管人,必须要做到让被管理者知道“你们在前面跑,我会在后面查”。管理者必须明确每一个员工在每小时、每分钟的行踪,这样第二天才能检查,第三天才能发表对检核结果的意见。
真正管人的高手一定要能做到每天早会言之有物。早会是管理员工的一个重要时间,对销售管理来说尤为重要。早会最重要的目的是造出一种“杀气”,管理不是靠“杀”来管人,而是靠“气”管人。
简而言之,管理者一定要完善制度屏障,做到“身在千里之外,法眼无处不在”。 

管理其实应该倒过来叫“理管”,理就是建立制度的过程,例如让业务代表填写日报表,让其将一天的行踪记录下来。通过建立日报表、周报表,建立仓库进货、冲红、退货等各种管理制度,让公司内部井井有条。当一家公司对其员工的监控制度有效建立之后,公司的管理就顺畅了。
经理是制度的缔造者,当一个经理开始从制度、从系统的角度思考的时候,他才是一名称职的管理者。不要去抱怨公司的制度不完善,制度永远都有漏洞。企业的制度主要来源于前人的经验,而经验总有保质期,所以制度永远都不完善,需要与时俱进。
只有根据问题亲手去建立制度才能做到与时俱进,下面以控制外埠人员的行踪为例,来说明如何让制度