盛勤咨询—山西金晖原煤采购管理制度031231郭.doc

金晖公司原煤采购管理制度
目录
第一章采购管理制度 1
第一节原煤采购的机构 1
第二节采购工作流程 1
第三节供应部各岗位职责和权力 2
第四节原煤采购组考核内容及办法 4
第二章收煤管理制度 6
第一节编码人员职权及考核标准 6
第二节磅房工作职权及考核标准 7
第三节收煤员工作职权及考核标准 8
第四节原煤采样人员工作职权及考核标准 9
第五节浮沉、制样人员工作职权及考核标准 10
第六节化验人员工作职权及考核标准 13
第三章煤质稽查管理制度 16
第一节煤质稽查队工作流程 16
第二节煤质稽查队工作职权 16
第三节煤质稽查队考核细则 17
第一章采购管理制度
第一节原煤采购的机构
营销副总
供应部长
采购一组
采购二组
采购三组
办票人员
内勤人员

第二节采购工作流程
采购工作流程。
原煤小组进行市场调查填写调查报告单上报供应部长初评供应部组织相关人员签订供需合同执行合同结算
采购流程说明。
市场调查工作。
对煤矿的详细地址、运输条件、距离及运费进行详细调查;
了解企业的性质、矿主与企业的联系方法和信誉度;
了解煤种及煤质化验结果;
了解煤矿生产能力、供货能力和运输能力;
产品的销售价格、结算方法和付款方式等。
根据调查结果,详细填写调查表后,在《原煤采购合同签署备忘录》上签署意见,送供应部报供应部部长初评,《原煤采购合同签署备忘录》上签署意见供应部部长确认后,在《原煤采购合同签署备忘录》上签署意见报营销副总批准,营销副总批准并在《原煤采购合同签署备忘录》上签署意见后返供应部由供应部部长组织签订购销合同;
签订合同前应由法律顾问室、生产化验的负责人在《原煤采购合同签署备忘录》上签署意见。
合同签订后由供应部合同管理组对合同进行存档,并通知公司法律顾问室。
采购小组负责具体操作和执行合同。
供应部每三天向公司法律顾问室通报一次合同的执行情况,提供采购数量、质量信息以及出现的一切问题。
每周六上午10:00,由营销副总主持召开一次由供应部全体成员、生产技术部负责人、洗煤车间负责人、洗煤车间收煤工段负责人、质量部负责人参加的原煤采购专题会议,具体讨论一周来原煤供应和生产中存在的问题和下周供应工作重点。
供应部长负责审批50万元以下的采购资金使用,营销副总负责审批50万元以上,100万元以下的采购资金使用,总经理负责审批100万元以上的采购资金使用。
一般情况下,应采用货到付款的结算方式,如合同中强调需预付款时,最多只能付三天进煤的货款,并注意货款的回笼及资金的使用质量,避免形成债权问题。
对合同内容的要求:
合同鉴定应由经办小组、供应部长和营销副总签字方才生效;
要详细标明具体的煤样质量要求和付款结算方法、不达和超过质量标准时的煤价浮动标准;不达质量标准时的扣吨标准(原煤回收率低于55%时,每低一个百分点扣2吨),以及供方有意做假时我方享有的权力等。
附标准合同范例。
100万元以上的合同应由公司法律顾问室审核同意后方可执行
第三节供应部各岗位职责和权力
供应部长职责和权力。
负责供应部的整体工作,保证按质按量完成生产技术部下达的月、年采购任务。
根据生产技术部下达的原煤需求量以及质量指标组织人员进行整体市场的调查,并落实各小组调查情况的可靠程度,研究制定供应方案。
按月给每个采购小组下达具体书面供应指标,包括供应煤种比例、各煤种质量数量指标及要求。
对在授权范围内的资金使用的安全性负责,并合理安排使用,负责审批每笔50万元以下的付款,确保资金的使用质量,不能形成呆帐和死帐。
组织原煤采购小组签订每一个具体合同。
主持好供应部对每一个采购小组及供应每个环节的考核工作。
月终对各小组工作进行一次考评,考核主要目标为供应的数量、质量、数据、资金使用占用数据、价格质量比较数据等,考核结束后公布小组排名次序以及奖罚意见,并以书面形式报营销副总。
采购小组的职责和权力。
全面完成部长下达的各项任务指标。
接到任务后进行认真细致的市场调查研究工作,详细填写调查报告。
合同签订后全面负责合同的执行全过程。
负责监督供方的煤质管理和变化情况,必要时进行蹲点夜查。
负责雇用运输车辆,负责对自己雇用和煤矿自送车辆在运输过程中的管理,监督运输过程中的诸如偷卸、加水、参假、偷梁换柱等行为,保证原煤质量和合同要求一致。
负责煤矿过磅的准确性,保证回厂后过磅不亏吨。
每个采购小组独立工作,不同的小组不能同时采购同一煤矿的煤。
遵守公司的各项规章制度,维护公司形象,严禁私下搞第二职业。
立场坚定,廉洁无私,严禁吃、拿、卡、要,损公肥私。
每月终督促煤矿对票结帐,次月五个工作日内办理完结帐手续。