外贸企业工作流程介绍（WORD档）P21.doc

外贸企业工作流程介绍

自营进口
自营出口
代理进口
代理出口
内贸
进料加工
来料加工

(一)一般地,进出口公司设立的内部职位和部门有:
董事长/总经理、办公室、计划/财务部、贸易管理部、外销业务部(多个)、储运/单证部。
对于大型外贸企业,每个外销业务部可能是一家分公司(内部再划分科室)、储运部变成货运公司;另外可能有货源(采购)部、内销部、企业管理部门、样宣部门、电脑部等;当然,更可能有外地分(子)公司、直属仓库和下属生产工厂。
有些企业将单证部的工作归入业务部门,即部门中设立单证员。
有一人从头到尾完成出口业务各环节。
(二)与进出口公司发生业务联系的外界:
国内外客户及其中间商
货源厂商
仓库、发运点
货运代理公司、船公司、航空公司等运输企业
海关、报关代理
港口、装运码头
商品检验、检测、检疫等机关
中国贸促会、各商会
经贸部委、外资委、经委、计委等国家行业管理机关与各级政府机关
外汇管理局
国内外银行
保险公司
财政局、税务局、审计局、工商管理局等
对于不同的外贸用户,同样称“进出口业务部”,具体承担的业务工作内容可能不同;即使是同一公司,在不同时期,部门和人员职能也可能会调整。我们设计的软件至少应基本上适应这种变动。

(一)出口管理的业务流程
出口业务管理基本上是以《出口货物明细单》或《货运委托书》为中心,核心功能是辅助业务人员快速出单和管理自己的出口业务等。该模块的主要数据流程图如下:
(二)进口业务流程分析
进口配额进口许可证自动读取数据销售合同
登记、分配申请表
数据读取数据读取收款台账
审批
进口合同
成本核算单
进口合同
价格
项数据自动生成对比
出仓单
(提货单)
各级审批
数据读取
进仓单
预付货款单

T/T

L/C
进口报关
开证申请书
信用证一览表
生成
进口核销
改证申请
审批

报关委托书
进口单证财务登记
进口单证管理
(业务认领其他单证制作)
自动
传递
(三)内贸业务流程分析
付款台账
数据自动生成
购货合同审批表汇票委托书
各级付款申请单审批
数据自动生成审批支票

购货合同进仓单
数据读取资金占用

库存报表库存损益单
出仓单货款情况审批客户提货
销售合同(提单) 价格对比
数据自动生成
各级打印
销售合同审批表审批收款单审批进账单


进账台账
(四)进口和内贸业务流程图1
该包含了进口所有客户和出口的部分国外客户。分类管理客户信息,为后续的业务提供资料。
进仓单信息生成业务应付款信息。
财务审核进仓,通知实际进仓或做形式上的进仓(对于直运工厂的货物),并反应到库存。
有,可以把订单信息转入内销合同
无,可以把订单信息转入进口合同
进口合同
财务返回实付信息
财务获取应付信息
财务获取应收信息
财务返回实收信息
处理现款和放账的情况。
财务管理
该模块记录仓库出货的实际情况。(进口和出口)
应付款
应收款
出仓单信息生成业务应收款信息。
财务审核出仓单,通知实际出仓,并反应到库存。
在做出仓前,需要对合同进行审批,主要是价格方面(依据一段时期的销售限价表),还有客户的资信程度,以便决定价格和客户的付款方式。
内销合同
查询库存结果用于库存判断
库存
资料
库存判断
在订单处应有查询现货库存的操作,以便指导销售进程。
该过程包含客户的询盘报盘(电话、传真和E-Mail)过程,这些信息形成客户订单信息。
客户资料
客户订单
进出仓(出仓单)
0
进出仓(进仓单)
(五)进口和内贸业务流程图2关税资金安排
保税出仓
退港处理
征税出仓
客户往来账款管理
保税清关
保税仓储管理
完税清关
账面整理
管理费用管理
行政费用审核
常规费用审核
选择仓区
实际入仓
直运工厂
业务付款申请
应付货款管理
付款申请
实际付款
业务数据形成基础凭证
收货安排
报关安排
到货通知
银行到单
支付预付款
申请开证
D/A或
T/T
付款
L/C订货付款
订单转订货
常规订货
购货审核
应收账管理
放账管理
客户确认
销售业务执行
贷款及销售费用回收
出库通知
实际出库
现款
放账
销售审批
订单转出货
代理销售
完税销售
保税销售
客户资料采集
接受客户订单
保税入仓手续
(六)加工贸易工作流(进料、来料)
加工贸易方式