业务循环内部控制及测试工作底稿(内控审计全).doc

内控审计
业务循环内部控制及测试工作底稿
销售收款循环
举例:S公司现行的销售政策和程序业经董事会批准,如果需对该项政策和程序作出任何修改,均应经董事会批准后方能执行。本年度该项政策和程序没有发生变化。
S公司的产品主要为电子感应器、光感器、集成电路块,通用性较强。所有产品按订单生产,其中约计95%的产品系销售给国外中间商,全部采用海运方式,以货物离岸作为风险、报酬转移的时点。通常情况下,这些顾客于每年年初与公司签订一份包含全年预计所需商品数量、基本单价等条款的一揽子采购意向。顾客采购意向的重要条款由董事会审批,并授权总经理签署。S公司根据顾客采购意向总体安排采购原材料及生产计划,实际销售业务发生时,S公司还需与顾客签订出口销售合同。对于向国内销售的部分,S公司根据订单金额和估算毛利情况,分别授权不同级别人员确定是否承接。
S公司使用Y系统处理销售与收款交易,自动生成记账凭证和顾客清单,并过至营业收入和应收账款明细账和总账。
销售与收款业务涉及的主要人员
职务
姓名
总经理
×××
财务经理
×××
会计主管
×××
出纳员
×××
应收账款记账员
×××
应收账款主管
×××
办税员
×××
信用管理经理
×××
销售经理
×××
信息管理员
×××
业务员
×××
生产计划经理
×××
生产经理
×××
技术经理
×××
单证员
×××
仓储经理
×××
仓库保管员
×××
……
……
我们采用询问、观察和检查等方法,了解并记录了S公司销售与收款循环的主要控制流程,并已与财务经理×××、销售经理×××确认下列所述内容:

S公司建立了下列职责分工政策和程序:
(1)不相容职务相分离。主要包括:订单的接受与赊销的批准、销售合同的订立与审批、销售与运货、实物财产保管与会计记录、收款审批与执行等职务相分离。
(2)各相关部门之间相互控制并在其授权范围内履行职责,同一部门或个人不得处理销售收款业务的全过程。

(1)销售
1)新顾客
如果是新顾客,他们需要先填写“顾客申请表”,销售经理×××将进行顾客背景调查,获取包括信用评审机构对顾客信用等级的评定报告等,填写“新顾客基本情况表”,并附相关资料交至信用管理经理×××审批。
信用管理经理×××在“新顾客基本情况表”上签字注明是否同意赊销。通常情况下,给予新顾客的信用额度不超过人民币×××元;若高于该标准,应经总经理×××审批。
根据经恰当审批的新顾客基本情况表,信息管理员×××将有关信息输入Y系统,系统将自动建立新顾客档案。
完成上述流程后,新顾客即可与公司进行业务往来,向S公司发出采购订单。对于新顾客的初次订单,不允许超过经审批的信用额度。如新顾客能够及时支付货款,信用良好,则可视同“现有顾客”进行交易。
2)现有顾客
收到现有顾客的采购订单后,业务员×××将订单金额与该顾客已被授权的信用额度以及至今尚欠的账款余额进行检查,经销售经理×××审批后,交至信用管理经理×××复核。如果是超过信用额度的采购订单,应由总经理×××审批。
3)签订合同
经审批后,授权业务员×××与顾客正式签订销售合同。
信息管理员×××负责将顾客采购订单和销售合同信息输入Y系统,由系统自动生成连续编号的销售订单(此时系统显示为“待处理”状态)。每周,信息管理员×××核对本周内生成的销售订单,对任何不连续编号的情况进行检查。
每周,应收账款记账员×××汇总本周内所有签订的销售合同,并与销售订单核对,编制销售信息报告。如有不符,应收账款记账员×××将通知信息管理员×××,与其共同调查该事项。
业务员×××根据系统显示的“待处理”销售订单信息,与技术经理×××、生产经理×××、财务经理×××分别确认技术、生产、质量标准以及收款结汇方式,由生产计划经理×××制定生产通知单。如果顾客以信用证方式付款,则在收到信用证后开始投入生产;如果采用预收货款方式,则在收到30%的货款后投入生产。
生产开始后,系统内的销售订单状态即由“待处理”自动更改为“在产”。
[注:生产环节控制活动记录于生产与仓储循环的审计工作底稿(SCL)。]

(2)记录应收账款
1)记录应收账款
产品生产完工入库后,系统内的销售订单状态由“在产”自动更改为“已完工”。
信息管理员×××根据系统显示的“已完工”销售订单信息和销售合同约定的交货日期,开具连续编号的销***(出口发票一式六联发票),交销售经理×××审核,发票存根联由销售部留存,其他联次分别用于报关、税务核销、外汇核销以及财务记账等。
报关部单证员×××