会务管理工作细则09.6.12.doc

会务管理工作细则
为实现对公司各类会议进行有序的组织于管理,确保会议召开的质量和效率,特制定本细则。
一、会前准备
编号
事项
负责人
(部门)
审核
审批
细则及节点
HQ1
会议计划申报
发起部门
部门经理
常务副总经理
《会议计划申请表》;
、会议目标和应达成的结果、人员、时间及地点要求等
,可召开专门会议

HQ2
会议场所的选定
行政部
部门经理
常务副总经理

(外部环境、内部设施、住宿、娱乐、餐饮等)

HQ3
确定会议议程
发起部门
部门经理
常务副总经理
《会议议程安排表》

HQ4
发会议通知
行政部
部门经理
常务副总经理
,地点,主持人,议程,会议的注意事项(包括着装要求,内容保密要求,会议文件的要求,请假的要求,会议的纪律等)及路线图

HQ5
申报会议预算
行政部
常务副总经理
总经理
,费用明细包括:会议室费用,住宿费用,餐饮费用,娱乐费用,食品费,交通费,相关费用,不可预见费等,填写《会议费用预算表》。

HQ6
参会人员确认
行政部
部门经理
常务副总经理

、交通、娱乐情况

HQ7
预定
行政部
部门经理
,预定会议室、房间、餐饮、娱乐

HQ8
设备准备
行政部
部门经理
详见《设备准备清单》
HQ9
车辆安排
行政部
部门经理
,要求是正规出租公司,并有备用方案。
2. 根据会议人员情况,确定路线
3. 至少配两台小车服务领导,一台小车为会务组用车
HQ10
发会务通知
行政部
常务副总经理
总经理
1. 在所发会议通知的基础上,结合已确定的参会及预定情况,公布所有安排。应包括时间、地点、主持人、议程、房间安排、就餐安排、车辆安排、活动安排、会务组联系方法及房间、会议注意事项及会址路线图

HQ11
欢迎牌、横幅、PPT制作
行政部
部门经理

2. PPT为议程应包括会议时间,内容,汇报人。

HQ12
会议文件准备
行政部
部门经理
常务副总经理


HQ13
准备会议及人员安排
行政部
部门主管

,至少安排三个行政人员服务

HQ14
食品的采买
行政部
部门主管
依据会议的长短,采购相应的水果、干果及小点心、瓶装水
HQ15
会场布置
行政部
部门主管

(投影仪,胶投,幕布,白板,激光笔)需在会前1小时摆放并调试完毕
、干果及点心交由服务人员清洗并在会前30分钟摆放完毕
、音响、空调等设备要求在会前30分钟准备并调试完毕
,指明会议室及会务组的地点。
、文件于会前30分钟放置


二、会中工作
编号
事项
负责人
(部门)
检查
审批
细则及节点
HZ1
会议室
保障
行政部
专人
部门主管
1. 引导座位,签到
2. 会议的全程要有一名会务人员留在会议室,保障会议的服务,做好摄像、录像工作,每次汇报开始时,要随时关注设备、灯光、室温、音响等情况
3. 协助汇报人员做好汇报PPT文件的调试及资料分发工作
4. 及时了解会议的进展情况并及时通知外部会务人员做好日程安排的调整工作
HZ2
用餐保障
行政部
部门经理
常务副总经理
,通知餐厅饭菜的准备情况(人数)及用餐时间
,午餐应安排为工作快餐
,合理搭配,做好人盯人服务


HZ3
住宿保障
行政部
部门经理
常务副总经理
,并分发给与会人员
,并提醒早餐
,收齐房间钥匙
HZ4
娱乐保障
行政部
部门经理
常务副总经理