投资项目管理办法.doc

采购投资项目过程管理办法

为规范采购部投资类项目采购的内部管理流程,加强项目管理,确保项目的成功实施,并有效降低成本,特制定本管理办法。
2、定义
无

适用于采购部投资类项目采购的全过程管理。

采购部综合管理科:
负责投资项目询议价任务书的接收登记;
负责投资项目合同及招标资料交接后的档案归档工作。
采购部招议标科:
负责招议标策略的制定;
负责招议标过程管理;
负责商务合同的签定;
负责进口项目免税内容的登记以及进口报关相关问题的协调;
负责项目招议标全套资料的交接;
负责在整个项目管理过程中与采购部综合管理科的配合。
采购部项目管理科:
参与投资项目前期可研究分析与产品市场调查以及公司级项目网络计划节点的确认;
负责投资项目申请输入相关材料的接收、审查、分配;
参与招议标过程的供应商选择、开标、商务条款的谈判;
负责招议标进度的确认、跟踪、考核;
负责招议标资料完整性和符合性的审核、登记;
负责商务合同的履行以及履行过程中的问题处理与协调;
负责投资项目整个过程的管理与执行;
负责公司免税项目的申报和办理及对外协调。

投资项目的接收:
项目管理人员在收到项目的同时,对项目号、《投资项目审批表》、《技术任务书》、《预算清单》、《推荐供应商表》审批权限等进行审查;
项目管理人员立即按照《项目跟踪表》进行登记,并做好项目的过程管理;
按照部门内部分工对项目进行分配,招议标科与采购部项目管理科配合做好询议价工作。
招议标策略的制定:
技术任务书的确认
项目管理人员与询议价采购人员首先详阅并熟悉《技术任务书》,与申请部门确认最终的技术要求,并对有质疑的技术参数等要求申请部门进行诠释,建立标的物统一技术平台,避免无理要求与技术倾向。
推荐厂家资格审查
对推荐供应商进行综合能力审查,从多方面了解推荐供应商的技术、研发、生产、财务等综合实力,同时判断技术要求的符合性与是否具备投标资格;
发标对象的开发
项目管理人员与询议价采购人员共同根据技术要求继续开发能满足的厂家,确定询议价邀请对象;
询议价采购人员汇总询议价邀请对象并形成《询议价供应商会签表》并经询议价小组人员签字确认,同时项目管理人员在签字同时把发标供应商等信息登记进《投资项目询议价进度计划表》,并定期更新投资项目供应商库。
招议标进度的确认
项目管理人员根据项目实际操作进度与申请部门确认技术比较表及商务定标时间,同时根据该时间与需虚询议价采购人员确认询议价发标、开标、议标、定标等时间节点,并与申请部门、询议价采购人员在《投资项目询议价进度计划表》签字确认,并把商务合同输入到合同管理系统作为对项目招标计划完成率的统计基数。
招议标过程执行:
发标
按照会签的询议价邀请对象、招标进度时间节点询议价采购人员及时向供应商发出询议价邀请书并明确投标内容、回标时间节点等要求,供应商未能在规定时间内把标书送达指定地点,原则上把该供应商作为弃标处理。
开标
采购人员按照询议价邀请书开标时间召集申请部门技术人员、项目管理人员对投标书进行开标,同时三方对《询议价文件开标记录和签收表》进行签字确认。
议标
《草签技术协议》,必要时采购人员与项目管理人员共同参与技术交流;
,填写《技术比较表》形成书面意见反馈;
;项目管理人员根据技术议标结果,与供应商确认供货范围,就交货期、付款方式等价格以外的商务条款进行谈判,形成书面《谈判记录》,采购人员根据项目管理人员谈判结果与供应商进行价格谈判,并形成《谈判记录》,《谈判记录》必须与供应商进行签字确认。
定标
采购人员将商务议标结果形成书面文件上报部门与公司领导,待公司询议价小组确定中标厂家后,将此次招标结果进行会签,形成《投资项目询议价结论一览表》,会签完毕作为投资项目商务定标。
合同签订
采购人员待《投资项目询议价结论一览表》会签完毕后在3个工作日内把商务合同和技术协议文本输入到合同管理系统进行审批,特