利用Excel进行统计数据整理.doc

第二章利用Excel进行统计数据的整理
本章主要讲解如何利用Excel进行统计整理。通过本章的学****学生应掌握如下内容:利用Excel进行数据排序与筛选、统计分组统计数据的***分析、图表的绘制等。
第一节利用Excel进行排序与分组
一、利用Excel进行统计数据的排序与筛选
㈠利用Excel进行统计数据的排序
利用Excel进行数据的排序是以数据清单中一个或几个字段为关键字,对整个数据清单的行或列重新进行排列。排序时,Excel将利用指定的排序顺序重新排列行、列或各单元格。对于数字型字段,排序按数值的大小进行;对于字符型字段,排序按ASCⅡ码大小进行;中文字段按拼音或笔画进行。通过排序,可以清楚地反映数据之间的大小关系,从而使数据的规则性更加简洁地表现出来。
【】某大学二年级某班一个组学生期末考试成绩如表2-1所示,请按某一课程成绩排序。
表2-1 某毕业班学生毕业就业情况表单位:分
学号
姓名
统计学
英语
数学
经济学
管理学
3101
李双林
78
80
88
73
81
3102
马贵初
89
75
56
78
70
3103
张三丰
92
48
60
84
66
3104
陈迁和
66
74
72
66
74
3105
欧阳梅
80
63
55
59
82
3106
叶建斌
52
71
75
63
75
3107
沈汉杰
77
88
84
80
80
3108
黄伶俐
96
90
77
90
81
3109
戈思思
63
67
66
74
66
3110
刘婷婷
82
71
90
66
78
对某一课程成绩排序(按单字段排序),最简单的方法是,将表2-1中的数据复制到Excel工作表中,然后直接点击工具栏上的升序排序按钮“”或降
序排序按钮“”即可。比如对英语成绩排序,只要单击该字段下任一单元格,或单击该字段的列标,再单击升序排序按钮或降序排序按钮,就可完成英语课程成绩字段的升序排序或降序排序。
图2-1 选择列标时“排序警告”对话框
需要说明的是:当单击的是字段下某一单元格时,直接点击工具栏上的升序排序按钮或降序排序按钮即可完成排序工作;而当单击的是该字段的列标时,点击工具栏上的升序排序按钮或降序排序按钮后会跳出一个“排序警告”对话框(见图2-1),不用理会,直接单击排序按钮,也可完成排列工作(见图2-2)。这种排序方法简便快捷。
图2-2 对英语成绩按升序排序的结果
对该组学生课程成绩排序也可按多字段方式排序,其操作步骤如下:
⑴单击英语字段下任一单元格。
⑵单击菜单栏上的“数据”中的“排序”选项,弹出“排序”对话框,如图2-3所示。
图2-3 “多字段排序方式”对话框
⑶在“排序”对话框中,在“主要关键字”中点开下拉按钮“”,在下拉列表中选择“英语(分)”;在“次要关键字”中点开下拉按钮“”,在下拉列表中选择“数学(分)”;在“第三关键字”中点开下拉按钮“”,在下拉列表中选择“经济学(分)”;在右边的单选按钮中都选择中“升序”。
⑷单击“确定”按钮,即可得到排序结果。
需要说明的是,这个排序结果与“按单字段排序”的结果一致,原因在于Excel按某一字段排序的“联动性”,即在按某一字段排序时,其他字段跟随该字段进行调整,而不会单独分离。
当然,如果进一步设置,还可单击“排序”对话框中的“选项”按钮,在弹出的“排序选项”对话框(如图2-4所示)中进行详细设置。不过可以肯定的是,不管如何设置,结果将与按单字段排序的结果如出一辙。
图2-4 “排序选项”对话框
㈡利用Excel进行统计数据的筛选
利用Excel进行数据筛选,可以把符合要求的数据集中在一起把不符合要求的数据隐藏起来。数据的筛选包括自动筛选和高级筛选两项功能。
⒈自动筛选
自动筛选是一种快速的筛选方法,可以方便地将满足条件的数据显示在工作表上,将不满足条件的数据隐藏起来。
如要进行自动筛选,只要单击想自动筛选字段下某一单元格,如要对英语成绩进行自动筛选,则只需选定英语成绩字段下某一单元格,点开菜单栏中“数据”中的“筛选”项下的“自动筛选”即可,点击后的结果如图2-5所示。
图2-5 打开“自动筛选”功能
在“自动筛选”界面下,点开下拉按钮“”,在自动筛选的下拉列表中又包括全部、前×个筛选、自定义三种。
⑴全部筛选。由于全部筛选是将数据清单中全部数据列入其中,因此,该筛选与不筛选并没有什么区别。
⑵前×个筛选。根据需要,确定前几项的个数。比如,英语成绩中只要列出前5名,则只需在选定英语成绩字段下某一单元格,输入“前5项”(见图2-6),点