法律顾问合同审查作业指导书.doc

法律顾问合同审查作业指导书
总则
合同审查的定义
合同审查,是指为防范交易风险,维护公司利益,在合同签订前,公司法律部门及其他相关部门依据法律法规及公司规章制度的要求,针对各部门送审的合同文本及资料,通过检查、核对、分析等方法,就合同中存在的法律问题及其他缺陷提出修改、增删、调整等意见建议的专业活动。
合同审查的目的和依据
为加强公司合同的审核管理,规范法律顾问合同审查工作,提高合同审核效率,防控合同风险,促进公司依法经营,根据《中华人民共和国民法通则》、《中华人民共和国合同法》和其它相关法律法规,特制定本作业指导书。
合同审查的对象
本作业指导书所称合同,包括集团及其下属子公司、分公司及其他分支机构与法人、其他组织、自然人之间签订的合同。法律顾问应当审查的文件包括合同正文文本、附件、补充协议、变更协议及对方当事人证照和资质证书以及相关背景资料等。法律顾问在审查合同时应尤其注意审查合同洽商记录、备忘录、往来电传、信函及其他构成合同有机组成部分的文件。
适用范围
本作业指导书适用于(集团)股份有限公司及其子公司以及子公司的下属公司和分支机构。
合同审查原则
依法合规审查的原则
法律顾问审查合同时,不仅应当确保合同的合法性,还要确保合同符合公司内部的管理规定。
公平与利益兼顾的原则
法律顾问审查合同时,应当积极维护公司利益,但是,为了维护公司良好的社会形象及合作信誉,还应当兼顾公平对等。
与缔约过程相结合原则
法律顾问审查合同时,不能仅就合同条文进行审查,而应当深入合同商谈、磋商的全过程,主动积极地了解合同签订背景及合同所反映的问题。确保审查过的合同能准确全面的体现双方真实意思表示。
风险控制与促成交易相结合原则
法律顾问在审查合同过程中,不仅要在合法、合规的前提下控制风险,还要以促成交易为工作目标,努力实现公司经营目的。
法律顾问合同审查工作细则
法律顾问在审查合同时应遵照本章细则进行。本章细则为合同审查的基本要求。如法律顾问认为本细则不能满足合同个案的审查需求,请在达到本细则要求的基础上酌情增加审查项目。
合同审查按审查内容分为前期立项审查、合同内容审查及合同条款审查三方面工作。
立项审查
法律顾问应协助业务部门进行合同所涉项目的前期立项审查。前期立项审查的重点是对合同相对方主体资格的审查。
合同相对方主体资格审查
对合同相对方主体资格的审查包括主体合法性的审查及履约能力审查两方面。
合同相对方主体合法性审查
对合同相对方主体合法性进行审查目的是了解合同相对方的经营资质及背景。主要审查文件包括:
营业执照\事业单位法人证明书\组织机构代码证\身份证(暂住证);
税务登记证;
经营许可证\资质证书\授权书。
对营业执照进行审查:
合同期间是否处于营业执照的有效期之内;
营业执照是否依法进行了年检;
合同业务内容是否在营业执照上注明的经营范围之内;
注册资本金是否全部缴足,实缴的注册资本金数额是否与合同金额相匹配(指不过分悬殊)。
对组织机构代码证进行审查,具体包括:
企业名称、地址与营业执照是否一致;
合同期间是否处于组织机构代码证的有效期间之内;
组织机构代码证是否进行了年检。
对税务登记证进行审查,具体包括:
企业名称、地址、经营范围与营业执照是否一致;
合同期间是否处于税务登记证的有效期间之内。
合同相对方为自然人时,主体资格审查应注意以下要点:
首先判明自然人是否可以依法成为该类合同的相对人;
通对合同相对方的身份证进行审查,以确认合同相对方身份的真实性。审查的具体内容包括:
身份证照片与本人是否一致;
身份证是否在有效期。
对经营许可证书、资质、授权的审查:
法律顾问在审查合同时,应根据具体合同业务、法律、法规及当地政策文件,判断个案合同是否需要合同相对方进行特定的前置行政许可/审批(比如餐饮经营、停车场经营、各类工程的承揽)。
需要合同相对方进行特定的前置行政许可/审批的,法律顾问还应当:
审查合同相对方须取得何种证照或资质/资格证书,并判断合同相对方是否具备签署该类合同的资格;
合同相对方如需取得前置审批或授权的,应判断合同相对方取得的审批或授权是否真实有效;
提示公司(人员)与不具备此类资格、未被有效授权或未进行有效审批的合同相对方签约的法律后果/责任。
合同涉及股权转让、对外投资等重大交易的,法律顾问还应当审查:
合同相对方的法人文件是否完备,例如:公司章程、股东会决议等;
合同相对方授权人员的书面授权文件是否完备,例如:授权委托书等。
合同相对方履约能力审查
法律顾问应提醒业务人员在合同磋商、招投标过程中,对合同相对方履约能力进行审查,审查目的是为了保证合同的顺利履行。
通过合同相对方工商登记