如何建立实施和保持质量管理体系.doc

如何当好管理者代表
——建立、实施和保持质量管理体系

[摘要] 组织的质量管理体系要达到的要求是明确的——符合国家标准或国家军用标准规定的要求。其达到要求的标志是通过第三方认证。如何达到要求呢?本文试图站在管理者代表的角度来回答这一问题。主要从以下几个方面阐述。一、明确管理者代表的任务;二、对组织的内部环境进行分析,明确前提条件;三、对认证过程进行策划,即制定认证计划;四、认证计划的实施,这是全文的核心。其中,对体系实施阶段的策划和组织又是重点。文中的一些观念和做法,如“试运行阶段”、“建立和实施体系是思想观念和管理方法的变革”、“实行一把手工程”、“专项考核制度的制订和实施”、“高频次的检查、评价和整改”、“重视对内审员的实战训练”等等,都是作者的切身体会并被本组织实践证明是有效的方法。
一、管理者代表的任务
管理者代表受最高管理者委托,负责以下工作:
按标准的要求建立、实施和保持质量管理体系;
向最高管理者报告质量管理体系的适宜性和有效性;
定期组织内部质量审核,监督质量体系的运行;
就质量体系有关事宜与外部各方进行联络。
上述四项工作中,核心工作是第一项,其它几项工作是围绕着它进行的。一般来说,组织建立和实施体系的目的,主要是为了提高质量管理水平,提高产品质量和过程质量,提高质量保证能力,最终使顾客满意。管理者代表要完成建立、实施和保持质量体系的任务,首先,应明确最高管理者给定的目标,即通过第三方认证的时间要求。其次,要分析实现这一目标的前提条件。第三要对整个过程进行策划,并对全过程进行策划、控制和管理。
二、组织内部的环境分析
最高管理者的态度是建立、实施和保持体系的决定因素。以下几个方面会影响他的决心:首先,是他对建立、实施体系必要性的认识。他是否能正确理解顾客对体系的要求,是否有使其得到满足的迫切感;第二,是否确信质量管理体系具有维持、改进和提高产品质量的功能;第三,本组织资源状况和基础管理水平与体系要求的差距。总之,他是否已经解决
“干与不干”,“真干与假干”的问题。
中层干部的思想观念和专业素质。在建立尤其是实施体系过程中,中层干部是关键。首先,他们的思想观念是否与标准的要求相一致,是否明确本人和本部门的质量职责和职能;第二,若明确了体系要求,是否愿意放弃旧的管理方法和****惯,而执行体系文件。总之,他们是否已经解决“肯不肯干”和“会不会干”的问题。
内审员的素质。他们是否经过培训并取得证书,人数是否适宜。他们是贯彻标准、建立实施体系的中坚力量。他们的素质将直接影响由他们编写的体系文件质量(符合性和适用性),同时也将影响他们对体系运行质量的判断。总之,他们是否明确“要干什么”“干到什么程度”和“怎么干”的问题。
组织的质量管理体系的现状。首先,要明确组织处于体系的什么阶段,即是处于计划阶段、标准宣贯阶段、文件编写阶段还是实施阶段,所处阶段的主要问题有哪些,与体系的要求差距有多大。第二,组织的基础管理处于什么水平。
第一,管理者代表是否具有较强的组织管理能力。是否具备对系统工程的策划和实施能力,以及对组织有关资源的整合能力。第二,是否具有相应的质量管理经历。第三,对标准是否熟悉,理解是否准确。第四,是否认同认证及其目标的价值。总之,他是否具有专业、管理能力及坚定的信心和决心。
作为管理者代表,对上述问