电算化下的会计控制.doc

电算化下的会计控制.doc电算化下的会计控制
反映和控制是会计的两大基本职能。由于种种原因,现代会计的反映职能发挥得比较好,控制职能则处于“讲的不多、做的更少”的状态。在经济飞速发展的今天,特别是计算机技术和X络技术向经济管理领域快速渗透的今天,会计的反映职能即将或已经为计算机取代的情况下,如何更加重视、发挥会计的控制职能就显得特别重要。本文试图谈谈在广泛使用计算机的条件下,如何更好地发挥会计控制职能的有关问题。
一、会计电算化对会计控制的要求
自从50年代会计工作中开始应用计算机,直到70年代后数据库技术的普遍应用,传统的会计核算工作已经绝大部分被电子数据处理系统所代替,人们利用计算机的记忆功能、数值计算和逻辑运算功能,以及庞大而且先进的数据库,基本代替了会计的手工操作。由于计算机的运算速度快、计算精度高、提供信息全面,因而大大提高了会计工作的质量,改变了会计工作的面貌,为会计人员参与管理提供了更大的空间。手工会计是通过原始凭证到记帐凭证、到帐簿、再到报表这样的流程来开展核算工作的,其中每一过程都需要专门人员从事收集、整理、记录、计算工作,尤其是记帐过程避免不了许多重复转抄工作。而电算化会计仅需将数据(原始凭证)一次录入,其他的过程均可由计算机进行处理且瞬间即可完成。这样,在手工会计中非常费时、费力和繁琐的工作,变成了电算化会计下一个简单的指令或动作。过去需要众多人员从事的填证、记帐、编表的工作,现在只需要少量的录入人员进行操作就可以了。因此可以说,电算化会计不仅彻底解放了会计人员的双手,同时也为激活会计人员的头脑创造了条件,使他们有精力、有条件去关注履行会计原本就有的职能,即会计控制。另外,90年代以后,实践中不断开发出的许多先进适用的软件项目,使电算化会计可以完成大量在手工会计条件下难以完成的信息处理工作,如各种辅助核算和管理会计核算工作。而这些核算正是实施会计控制所必须的,或者说是会计控制的内容之一,例如,在进行费用控制时,人们甚至需要追踪到某个人的费用明细信息,这对于一个较大规模的企业来说,在手工会计条件下可以说是无法做到的。而在电算化会计下,只需在程序中设置某种辅助核算功能,就可按照需要获取所需的会计数据和报告。
会计电算化不仅为实施会计控制提供了众多机遇,同时也对会计控制提出了严峻挑战。一方面,是电算化会计的实施给会计控制带来了新的难题。实施电算化会计以后,为一些人利用计算机进行舞弊提供了条件。由于利用计算机进行舞弊比手工操作下隐蔽性高、防范困难,加强电算化会计的控制和自控能力就十分必要。另一方面,也是更为重要的,是要在电算化会计程序中增加会计控制功能,并按此思路来进行设计和开发,从而使会计反映和控制两大职能平衡发展。多年来,由于会计以反映为主,电算化会计的控制功能实际上处于“先天不足、后天失调”的境地。为此,需要大力开发会计控制的功能,扩展数据库,建立以多种数学方法和数学模型为主的方法库和模型库。在进行会计控制功能的开发时,会计人员应熟悉业务,对市场和国家政策了如指掌,清楚控制点,系统掌握以数学为主的管理会计方法。此外,还要与系统开发人员密切配合,集中精力研究控制什么、用什么会计方法控制和怎样控制等一系列问题。笔者认为,就企业会计而言,会计控制具有两方面的内容,一方面是对会计信息质量和会计工作本身的控制;另一方面是对企业生产经营过程的控制。