电算化会计账务处理程序的特点.doc

电算化会计账务处理程序的特点.doc电算化会计账务处理程序的特点
以电子计算机为主的现代信息技术充分应用于会计工作后,对传统会计实务产生了深刻影响:会计信息的处理工具由算盘发展到键盘,会计信息的载体从纸张发展到磁盘文件,会计信息的处理与传输呈现出高度自动化、电子化、无纸化和实时化的特点,并促使以簿记为主的传统会计组织发生根本性改变。本文拟通过与手工会计的比较对电算化会计账务处理程序的特点进行初步探讨。
一、账簿体系虚拟化
账簿,作为存放经分类汇总的会计数据的载体,是一个承前启后、不可缺少的桥梁与纽带。手工会计离开账簿,其会计报表的编制便成了无本之木、无水之鱼。簿籍只是账簿的外表形式,账簿的内容则是账户记录。账户就是对会计数据进行分类、归集而设置的单元。在电算化系统中,会计信息的生成仍然离不开账户这样最基本的存储单元,但账户的存储并不一定要借助于账簿来完成。信息技术的运用,使账户记录与纸介质呈现出分离的趋势,纸介质不再作为账户分类和汇总数据的唯一载体。实践己经证明,在磁、电、光等介质保存会计数据可靠性得以保证的前提下,人们需要的各种核算资料尽可通过调用这些介质上的数据库文件并加以显示,完全不必使用纸张作为账户记录的载体。既然账户记录可以完全与纸张分离,手工会计中关于账簿的定义就不存在了。电算化系统中的账簿实际是“虚”的。所谓“虚”,是指磁盘上一般并不存在账,更不是一个手工账对应一个磁盘文件。账簿上反映的数据不外有两类,一类是发生额,另一类是余额。作为记账对象的发生额数据,来自于记账凭证,而作为记账结果的期末(或期初)余额数据,则是在账簿被登记之后形成的。所以,账簿记录只不过是记账凭证上账户记录的分类、汇总罢了。由于计算机具有强大、快速的数据处理功能,它对记账凭证库文件的分类、汇总不过是举手之劳。而对于账户余额,只要保证系统初始化时输人的初始余额数据正确无误,以后各个会计期的期末余额也就垂手可得了。因此,电算化系统中的账是凭证库文件及相关数据(主要是各会计账户的期初余额数据)自动地准确无误地派生出来的。理论上说,保留了凭证库文件及相关数据,也就保证了账簿的存在。
二、记账过程虚拟化
电算化系统中的记账过程也是一个虚过程,因为并没有生成实际的账。“记账”就是将前凭证库文件中审核通过的记账凭证做上过账标识或者另外形成一个账后凭证库文件,表明该记账凭证已入账,不允许再对其修改。如果有错误,只能采用类似于手工会计下的红字冲销法,通过输入“更正凭证”予以纠正。所以,在电算化系统申,记账环节完全可以取消,即平时不登记日报账、明细账及总账,只将记账凭证保存在一起,在需要时再采用瞬间成账的做法:根据科目余额库文件的期初余额数据和记账凭证库文件的科目发生额数据,当即形成所需的“账簿”并予以输出。同时,这种瞬间成账的方式也便会计报表瞬间形成成为可能。至于很多会计软件所提供的记账模块功能,主要是为了满足会计人员的****惯,即只有先记账才能查询和打印。
三、证账表数据一致化
在手工会计中,分类账分为总分类账(总账)和明细分类账(明细账)。其登记的原则是平行登记,即把于记账凭证的信息一方面记人有关总账账户,同时还要记入该总账所属的有关明细账账户,并通过定期对账来检查和纠正总账或明细账中可能出现的记录错误。这种通过低效率的多重反映和相互稽核来换取数据处理的正确性与可靠性是手工账务处理程序的一个重