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公司办公自动化管理规定
1 目的
为强化公司办公自动化系统的管理,确保系统各功能有效运行,信息及时处理和反馈。对电子公文准确、规范、安全、及时地进行处理,提高工作效率。
2 适用范围
本规定适用公司内部各单位、解放经销商、服务站办公自动化系统的管理。
3 术语和定义
电子公文:电子公文是指在企业管理过程中所形成的具有行政效力和规范体式,能被计算机处理、拷贝、存储和现代数据通信技术传递的公务文书如:。文秘部落
4 职责
,对公司办公自动化系统的管理负责,定期检查、指导、评价、考核公司办公自动化系统的使用、运转、保密情况。
,对公司办公自动化系统能否正常运行负责,并负责对永久保留的信息备份工作。
、用户变更信息的及时提供。
,对解放经销商办公自动化系统的管理负责,定期检查、指导、评价、考核解放经销商办公自动化系统的使用、运转、保密情况。
,对解放服务站办公自动化系统的管理负责,定期检查、指导、评价、考核解放服务站办公自动化系统的使用、运转、保密情况。
5 管理要求
电子公文管理规定。
电子公文与纸质公文关系。
,按纸质公文办理程序处理电子公文。
,与纸质公文的行文关系相同。
,电子公文与纸质公文具有同等的行政效力。电子公文不加印鉴。
,包括:公文版头、秘密等级、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、主题词、抄报抄送机关、附件等。
,其工作流程与纸质公文工作流程基本相同。
,并保守秘密,在系统中不得从事与工作无关的活动,系统用毕应及时退出该系统。上机人员调离工作岗位应及时通知办公室和电算调整业务流程、更改用户设置。非办公系统中注册的人员不得上机操作或浏览。
对机密级以上的文件和篇幅较长的转发附件,仍以纸质方式发送,但要形成简要说明,进入业务流程,批复工作仍在办公系统中进行。
使用人员要在每个工作日8:00-8:30和16:00-16:30期间察看"待办事宜",并签署意见。
。
,有必要复制成一份纸质公文,应需在所复制成的纸质公文右上角加盖复制专用章注明复制单位、日期、份数,然后继续办理的其他程序。所收到的相同纸质公文应作为备份存档。
电子公文处理和存储,必须采用专用的计算机和存储设备,由收到电子公文的人员负责管理,确保有关设备的安全。
电子公文介质[硬磁盘、磁带、光盘等]应按下列要求管理:
电子公文介质的使用和保存,等同纸质公文的使用和保存。