房地产公司管理--图纸资料控制程序.doc

规范图纸资料收发、借阅、保管制度,保证作废图纸资料不被误用。

本程序适用于公司工程项目开发施工期间的图纸资料管理。

无。

本程序所述“图纸资料”是指工程项目开发施工期间的各类设计图纸(含电子文件、效果图等)、设计变更通知及其它有关工程项目方面的文件资料。

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,并对常规文件拟定发放清单。
、编号、登记、复印、盖章、归档保存和借阅管理,并负责定期清理工程档案,按要求及时移交公司总部档案室存档。

资料员须经过档案管理基础知识培训。

、登记、归档
,填写《图纸资料发放清单》(见GFP5-3-F5),交工程部经理审核签字。
《图纸资料发放清单》及规定的《工程设计变更图纸编号表》(由工程部资料员制定)编号、盖出图章、复印后发放,同时填好《发文记录表》(见GFP5-3-F2)。
,必须留一份连同《图纸资料发放清单》原件存档。
,对已竣工项目的工程档案,填写《文件移交单》(见GFP5-3-F3)移交公司总部档案室档案员归档。
工程部资料员在进行图纸资料管理时,应按工程所在区域分类,如“**海景花园A区”,再于同一地域的图纸资料中按建筑、结构、电气等专业分类集中保存。
工程部资料员对库存的有关资料进行编目,填写《工程资料一览表》(见GFP5-3-F6),以便进行统一的归档管理。
工程部所存资料以简单、易查为原则进行有关资料的标识登录,以方便查询资料达到快捷目的。

,并在《图纸资料发放清单》中注明。
。

,由工程部资料员填写《图纸资料借阅登记表》(见GFP5-3-F4),并须由借阅人签名。到期归还时,资料员须签名确认。
,须由部门负责人在《图纸资料借阅登记表》上签署意见,方可办理借阅手续。
,如确因工作需要,须由借阅人填写《工作传签单》(见GFP11-1-F3)报主管副总经理审批同意,~。

《图纸发送登记表》、《发文记录表》、《文件移交单》、《图纸资料发放清单》、《工程资料一览表》和《图纸资料借阅登记表》由工程部资料员保存三年。

GFP5-3-F1《图纸发送登记表》
GFP5-3-F2《发文记录表》
GFP5-3-F3《文件移交单》
GFP5-3-F4《图纸资料借阅登记表》
GFP5-3-F5《图纸资料发放清单》
GFP5-3-F6《工程资料一览表》
GFP5-3-
图纸发送登记表
序号
项目名称
接收
份数
专业
页数
出图
日期
图纸版别
密级
项目负责人
部