巧用网络平台创新办公室信息管理模式.doc

巧用网络平台创新办公室信息管理模式

(吉林大学商学院,长春 130012) [摘要]学院办公室是学院的管理中枢,学院办公室信息管理如何更加富有效率,是信息社会背景下学院快速发展不得不面对的问题。本文从学院办公室信息管理的需要出发,探讨如何巧妙利用网络平台,创新学院办公室信息管理模式,以期提升学院办公室管理工作的水平,更好地服务于教学与科研。
[关键词]网络平台;学院办公室;信息管理
-
[中图分类号]G647 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194(2017)10-00-01
1 学院办公室信息管理工作的特点
指导性
指导性是将学校主管机关的通知、任务、指示等信息,及时以不同的载体转达、下发、传递到学院的各个部门,保证学院各部门及时了解、领会有关政策、精神,做好各自的工作,从而使教学和科研工作能够正常开展。
服务性
一是为学校主管部门服务,通过报送信息,使上级机关掌握学院的最新发展动态;二是为学院领导服务,通过信息的收集、整理和反馈工作,提供有价值的信息,供学院领导决策时进行参考;三是为学院各部门服务,通过向各部门下发信息,指导各部门工作。

时效性
要发挥信息的使用价值,就必须保证信息的时效性,特别是那些动态性、趋向性的信息。办公室人员快速将各类信息归纳整理,并及时反馈给领导和教工,让他们了解所需信息,方便有关领导把控局面,指导工作,也方便教工开展相关工作。
综合性
学院作为教学和科研单位,各类信息在学院内外集散。大量信息都是极具前沿性的知识成果,信息管理工作就是要将这些原始信息进行分类整理,深入发掘,筛选归纳,形成综合信息,为学院管理提供有价值的、可供领导决策的依据。
新颖性
学院是教学与科研基地,教师为了传授行业领先的知识、解决专业难题,需要广泛收集最新的信息,不断利用崭新的知识来激发学生的学****兴趣,拓宽学生的学术视野。同时,通过海量信息的萃取,提炼有益于科研进展的最新知识成果。这些新颖的信息也推动着学院管理信息不断跟进、更新。
2 学院办公室信息管理架构的建设
构建学院信息网络,动态掌握学院内部信息
网络平台具有交互性和多媒体性的特点,因而在信息管理过程中,信息管理者和师生之间均可以借助网络技术进行双向交流,包括QQ群、微信群、电子邮件、公告板、讨论组和网络会议等。尤其是智能手机的普及,可以以学院、系、班为单位,建立不同功能的微信群,在学院内部形成一个系统网络,提高信息收集和传递的效率。另外,学院办公室在信息管理工作中还要完善信息管理制度,确保信息本身的准确度以及传递的时效性。

拓宽信息交流渠道,促进学院内外信息沟通
学院办公室的信息管理工作不仅仅要统筹学院内部的各种信息,还要与学校内外的信息进行交流。作为人才培养的基地,学院必须密切关注社会所需人才的需求信息,及时发布社会用人单位的人才招聘信息,增加毕业生的就业机会;同时,还可以按照社会需求,发布招生信息,为经济发展培养急需的专业人才。
采集整理海量信息,提供有价值的信息服务
学院教学科研信息量大、面广、内容繁杂、但并非每种信息都是有价值的,学院办公室在进行信息管理工作时,还要对