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深圳市深劳人力资源开发有限公司
行政管理培训资料
培训大纲




















一、文件、印信管理
(一)文件管理
公文,是公司传达贯彻上级主管单位指示精神、请示和答复问题,指导或商洽工作的书面文件,包括请示、报告、通知、通报、函等。公司公文由办公室统一管理。
各部门及各有关人员,对公文中涉及国家、政府或本公司应保密的事项,必须严守机密,不准随便向他人泄露。
公文密级分为:绝密、机密、秘密三种,其他为一般文件。绝密文件只能印一份,由起草人送有阅文资格的人员传阅,机密文件按审阅人数打印,阅完后由起草人收回归档。秘密文件由阅文人妥善保管。文件机密级数,由办公室根据文件内容确定。
文件管理
2、发文的规定:
(1)公司上传下达正式文件的权力集中在公司办公室,各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
(2)各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作发文应向办公室提出发文申请,并将文件底稿提交办公室审核,经公司领导同意后,由办公室编号发文。
(3)公司发文,由办公室统一编号。
(4)以公司名义向上级部门发文、向各部门发文所有文件均由总经理批准签发。
(5)以公司名义向外单位发文,由办公室审定发文审批级别。属日常业务往来函件,经申请发文部门在《公司对外函件签发审批表》上签字确认、营销服务中心主任审核后由公司办公室审核,分管领导定签发。其他非日常业务往来函件,必须经总经理批准、签发。
文件管理
3、发文的范围:
(1)凡是以公司名义发出的文件(通告、通知、决定、决议、请示、报告、函、编写的会议纪要和工作简报等),均属发文范围。
(2)公司下发文件主要用于:
公布公司规章制度;
转发主管部门文件或根据主管部门文件精神制订的公司文件;
公布公司体制机构变动或人事任免事项;
公布公司性的重大经营业务、经营管理、政治工作、生活福利
等工作的决定;
发布有关奖惩决定和通报;
其他有关公司的重大事项。
(3)公司上行文、外发文主要用于:
对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定;
同公司客户联系工作等事宜;
各部门与外单位发生的业务联系,必须以公司的名义对外发函,
不得擅自以部门的名义发文。
文件管理
4、发文程序规定:
(1)各部门需要发文,应提交草拟文件初稿(电子文档),向办公室提出发文申请。
草拟文稿必须从实际出发,做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确。
(2)办公室对文稿进行审查和修改。
办公室对内容表达不清、文字错漏严重、文档格式不符的文稿,原则上退回拟稿部门重新拟稿。
文稿审核完毕应填附《文件签发审批表》,详细注明文件标题、报送范围、印刷份数、拟稿部门与拟稿人,并签名、标定日期和密级,报公司领导审批。
(3)经公司领导批准签发后的文稿交办公室统一编号、报送、存档。
(4)文件发送后,由办公室检查执行情况。
文件管理
5、文件的借阅及归档
(1) 各部门工作人员因工作需要借阅文件,应经部门负责人同意,到办公室办理借阅登记手续。对有密级的文件须经总经理批准。
(2) 各部门应指定一位责任心强的员工负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。
(3) 文件归档前,应把文件批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全,并及时按内容、名称、时间顺序整理、归档。
文件应实行平时归档与年终归档相结合的原则。重要文件及时归档。
(二)印信管理
1、印信的种类
(一)印鉴:公章、财务专用章、合同专用章、劳动合同专用章、业务专用章、公司党、团、工会等组织印章等。
(二)签字章:刻有公司总经理签字的印章。
(三)介绍信。
(四)法人授权委托书、法人证明书。
印信管理
2、公司印章是公司职权的合法代表,主要使用于公司对外出示的证明、证书、合同、公文(函)等文书上。公章及合同章的使用细则如下:
(1)以公司名义对外行文,或以公司名义对各部门发文,盖公司公章。
(2)以公司名义与其它社会团体、企事业单位签订协议合同文本,盖公司合同专用章(必要时,加盖法定代表人签字章)。
(3)以公司名义向政府有关部门出具的证明,盖公司公章。
(4)各部门在业务往来中所使用的工资费用表、保险费用表等,盖公章或业务专用章。
(5)公司与本部员工或派遣员工签订的劳动合同,盖公司劳动合同专用章及法定代表人签字章。
(6)公司