第4模块书面沟通技能.ppt

第4模块书面沟通技能
本章学****目标
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具备扎实的写作基本功,能够通过书面方式与人沟通并实现沟通目标。
知识要求
能力要求
素质要求
认识书面沟通
定义:书面沟通,就是利用书面文字作为主要的表达方式,在人们之间进行信息传递与思想交流。
书面沟通的形式:
内部:公司章程、规章制度、工作说明书、计划、报表、汇报、报告、申请、通知等。
外部:财务报告、市场调研报告、商务信函、招投标书等。
书面沟通的特点
1)书面沟通的优点
(1)可供阅读,能长期保留,并可作为法律凭证。
(2)可使下属放开思想,避免由于言辞激烈而与上级发生正面冲突。
(3)内容易于复制,有利于大规模地传播。
(4)讲究逻辑性和严密性,说理性更强。
(5)可以反复推敲、修改,直到满意为止。
2)书面沟通的缺点
(1)耗费时间长;
(2)容易产生沟通障碍;
(3)信息反馈速度慢;
(4)无法运用情景和非语言要素。
1
书面沟通的原则
4)书写格式清晰
3)内容表达简洁
2)信息传递正确、完整
1)书写目的明确
书面沟通的种类
1)按照书面沟通的主体与客体分类
(1)写作
(2)阅读
写作是书面沟通主体将自己或自己所代表的团体的意志用文字表述出来的一个创造性过程。它包括文学创作和应用写作两大内容。前者强调的是写作主体的个性,可以根据作者的主观想象和感情虚构故事情节,不必遵循规范格式;后者强调的是团体意志和规范格式。
在管理沟通过程中,写作是一种重要的沟通方式,可以起到传递信息、澄清事实、表达意志、说服他人以及交流感情的作用;任何企业都离不开写作,无论是向上级请示、报告,还是日常管理中的信函、通知,都需要一定的写作能力。提高写作能力,对个人来说意味着沟通能力的提高,对企业而言则意味着管理水平的提高。对那些不善于言谈的人来说,写作可以发挥他们利用文字表达思想与感情的特长,取得无声胜有声的效果。
书面沟通的种类
理解就是运用已有知识解释词、词组、句子的含义及其相互的关系。
想象就是在头脑中浮现文字或其他信息符号所描绘的具体形象,以加深对读物思想内容和艺术技巧的理解。
思考就是对读物进行分析、比较、抽象、综合以及具体化,它伴随着阅读的整个过程。
表达就是将阅读结果用自己的语言予以再现,它既能够加深对读物的理解,又能够锻炼表达能力。
记忆就是储存与再现信息,它不但可以积累信息,而且还能帮助阅读者获取更多的信息。没有记忆的阅读只能是无效阅读。
阅读速度指的是快速阅读的能力,是阅读者迅速捕捉所需信息的重要手段。
1)按照书面沟通的主体与客体分类
(2)阅读:理解、想象、思考、表达、记忆和阅读速度。
书面沟通的种类
2)按照书面沟通所用的文体分类

行政公文指的是国家机关、企事业团体在公务活动中所使用的各种应用事务性文书形式。依据2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》的规定,行政公文可以分为13类,即命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、函、意见、会议纪要。

当组织或部门要对未来一段时期的工作作出安排和打算时,就需要制订计划。计划具有指导思想、统一认识、战略部署、组织协调等重要作用,以整体性、全局性、方针性、指导性等为特点。计划类文书沟通的问题往往与企业或组织的重大决策、战略规划等有关。计划类文书主要包括工作计划、战略规划、工作方案、工作安排等。
报告类文书的写作,首先要确定调查的对象,采用多种调查方法收集资料,然后把收集来的资料进行分析研究,选出具有代表性、典型性的材料作为论据,说明、宣传典型的经验与事迹,指出存在的问题与不足,提出改进的措施与方法等。
如调查报告、经济活动分析报告、可行性研究报告、纳税查账报告、述职报告等都属于报告类文书。


法律性文书是指企业在经营管理过程中,根据一定的约定,达成某种协议,并共同遵守协议的条款,如果违约,违约一方将给对方一定的经济补偿的具有法律效益的书面文书形式。
法律性文书包括合同书、协议书、诉讼书、招标书和投标书等。