HF01会议干事任务标准.doc

一、会前准备:
对会议室进行检查,保洁。
确认会议室音响、灯具等设备的完好,发现故障及时向相关部门报修,保证会议使用。
做好会议室的保洁、整理,达到《会议服务工作标准》的要求。
4. 按会议要求,准备合格的会议用品,在开会半小时前准备好开水、茶叶、小方巾和会议桌上的纸、笔。(具体视情况而定)
5. 根据会议要求进行摆台,对会议室进行通风和气味处置。
准备工作结束后,进行会前的全面保洁和安全检查请会议主办单位确认。封闭会议空调,会中服务与会后清场,根据《会议服务工作标准》,进行会中服务和会后清场,并对以下会议服务情况进行检查。
(1)、人员仪表:
保持个人卫生,常修指甲,头发梳洗干净,整齐,不染发;化淡妆,不浓妆艳抹,手上饰物只限带手表。
(2)、准备工作:
会前半小时再次进行核对,并将前一天中无法准备的物品补齐(如开水等),打开会议厅(室)→调整小环境(空调、灯光、气味等)→检查摆台、物品准备保洁→准备开水、茶包、毛巾等。
(3)、人员到岗:
会场管理员应在会议前半小时到岗,对会议服务工作及程序向会议服务员做出明确的分工,讲明注意事项,然后对会议要求事项做最后检查(包括会场布置、主席台布置、签到桌、座签、鲜花、指示牌、进出路线、环境卫生等情况)。
(4)、迎送服务:
会议服务员应在会前半小时按要求着工装上岗,站在会场入口显要位置,脸带微笑,指引客人进入会场。
二、现场服务
(1)、会场管理员应在会议主办方负责人到来时,主动上前与其进行联系,问清会议是否有其他要求,并加以落实。
(2)、如无特殊情况,服务员应在客人落座后倒水。大型会议中,服务员也可在会前10分钟将主场茶水倒满,会议开始后每隔15-30分钟对主场进行续水,并做好续水时间记录。
(3)、会议服务员在会议开始后将会场门关上,站在会场一角观察会议进展,对突发事件进行及时处理,必要时先汇报会场管理员,再进行处理。
(4)、会议结束,服务员应立即打开会场大门,在门外站立,微笑送客。
三、会后清场
根据《会议服务工作标准》进行会后清场。
(1)、检查会议厅(室)是否有客人遗失的物品,如有遗失应立即还送给客人,如未能及时送还,应上缴给会场办公室妥善管理,做好记录,同时立即通知会议主办单位。
(2)、检查会议室及相关的物品是否有遗失或损坏,及时报告会场管理员,协助追补损失,做好记录。
(3)、物品归还,清理租借、调用的物品,检查有无缺失或损坏,清洁后归还,做好相应记录。
(4)、清场保洁:回收可重复使用的会议用品,清点数量并记录,清洁桌椅、地面等,将座牌、桌椅等归位。
(5)、关闭会议厅(室):包括