会展现场管理[1].ppt

展览会现场管理
On-spot Management of Exhibitions
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1、展览现场管理的概念理解
2、展览会现场管理的主要内容
3、展览会布展和撤展管理
4、运输代理商管理
5、专业观众管理与现场服务
6、酒店、餐饮与旅行接待服务
主要内容
What we will discuss in this speech?
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1、展览现场管理的概念理解
现场是执行或实施展示、展出各个环节的操作时段,地点以主办方开始启用后的场馆为主,也包括其他相关涉及的场所,如运输拆卸场地等。
进场布置的第一天到展览结束撤馆结束的这段时间内,展览主办方对参展商、搭建商、运输商等各类服务商在内的各实施单位在现场按原有计划进行有序的协调、监督和管理,以及对参展商、观众在现场所发生的一切需求所进行的协调服务和管理。
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现场管理的原则
找出可能出现的问题并作精密分析。
努力在不确定因素里找出尽量确定的因素。
要有预案和预备力量。
1、尽量利用服务链外包服务,进行监控。
2、指定专人在专门时间负责专项工作,明前分工、分清职责、责任到人。
3、对于重点工作,实行双重核查制度。
4、对重要环节,负责人应及早提出注意问题,实时监督。
5、重视对临时人员的短期培训。
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展览会现场管理管理什么?
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展览会现场管理对成功地办好一届展览会至关重要,现场管理做得不好会影响专业观众和参展商对展览会的满意程度,直至影响整个展览会的品质。
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一、观众登记和入场管理
观众登记处——
为了提高工作效率,绝大多数展会组织者都偏向于把预先登记的观众和现场注册的观众分开,有些展览会还进一步将现场注册的观众分成两类,即有名片的和无名片的,前者只需凭名片在观众登记处办好相关手续就可以换取胸卡,后者则要在主办方人员的指导下填写登记表,然后再到登记处办理手续。
为了消磨人们在登记处的等待时间,一些展览会的主办单位还在入口处设置了展览活动及论坛议程牌,这样无疑也便于人们尤其是现场注册的观众预先了解展览会的总体结构和主要活动安排。
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二、展览会现场广告管理
在一次大型展览活动中,主办单位获取广告收入的渠道很多,如展览快讯、展会会刊、户外广告牌、气球、标语等,
但无论采用什么样的广告载体,展会主办单位都必须制定明确、统一的广告政策,做到对所有参展商一视同仁。即使制定有相应的优惠措施,也应该让所有参展商都了解,而不应简单地根据参展企业的规模大小来决定是否给予其优惠。
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三、参展商行为管理
参展商行为管理的主要工作依据是参展合同。在布展(尤其是某参展商需要进行特装时)、开展和撤展等不同阶段,展览会主办单位都应和参展商进行有效的沟通,确保它们的行为符合参展合同尤其是场馆的使用规定。必要时主办单位可以采用强制性措施,以维护绝大多数参展商的正当利益和保证整个展览会的顺利进行。
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四、安全管理
自9·11事件后,安全问题被提上世界展览业发展的重要议程,时至今天,安全的办会/展环境已经成为现代城市发展展览业的重要竞争力。展览会现场的安全管理主要涉及三个方面,即盗窃、火灾和卫生。为此,展会主办单位需要和消防、卫生和公安等部门主动联系,积极争取这些部门的支持。
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