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新鲜营采合一操作流程
第一部分生鲜营采管理规定
目的:为了实现生鲜经营的规范化、制度化、标准化,切实推进生鲜整改计划,提高生鲜营采的效益,特制定本规定。
范围:生鲜商品的营采操作流程、自购流程及验收标准。
内容:
营采流程业务操作规定:
建立供应商档案
根据公司整体经营思想和经营方针,商品政策选择供应商,了解供应商的企业性质、规模、供货服务和销售辐射网络,索取各项相关资料(营业执照、税务登记证、卫生许可证等资信材料)及商品样品。
根据所取得的资料和供应商进行谈判,谈判内容包括:供应商资格认定、合作方式、商品选择、商品价格、结算方式、进店费用、年返佣金)等。
谈判条款确认后,填写供应商签约申请表,同时附上有关厂家资信材料,报生鲜采购经理初审。
供应商签约申请表批准后,与供应商签订一式三联的合同及供应商基本信息表交供应商填写盖章后,把合同和相关资料交生鲜采购经理、报采购总监审批,财务审批盖章。
审批、盖章完成后,合同由财务留一份存档,并督促监督供应商交纳相应的各项费用,其余两份合同返回生鲜部。
取出合同由信息部录入供应商资料,并通知供应商取回合同。
信息部录入供应商资料时,要按合同条款及时准确地录入供应商合同的内容。
建立商品档案
供应商如有新品进店,必须向生鲜部采购业务提供商品报价单,报价单需详细注明商品品名、包装单位、销售单位、含税进价、报价周期等商品信息。
生鲜部采购组填写《新商品录入表》要依次填写供应商代码、供应商全称、商品品名、包装规格、销售单位、含税进价等。
商品售价由生鲜部采购组依据毛利指标和市场价格来确定,且必须经采购经理审核签字后方可生效。
填写新商品资料后,附供应商报价单及新商品入场费用的《协议书》报业务经理审批。
生鲜采购经理在《新商品录入表》单上签字同意,报生鲜部经理、财务审批后信息部方可进行新商品的录入,录入员录入工作完成后签名确认并存档。
订货工作
各店生鲜部各组主管或员工指导按当天所需购货量填写订货资料,交店面系统办给予《订货单》。
打印出的订单经门店生鲜部值班经理签名确定后,方可生效。
系统办对确定生相应有误的商品进行重新制订,并传真或电话通知供应商按订单送货。若无法联系相应供应商的及时通知店面相关负责人。
因某种原因,可以取消订单,在订单未审批之前,门店订货人员有权限取消订单,并及时通知供应商,如供应商未能在订货的期限内送货,该订单自动失效。
供应商凭有效订单传真件送货到门店收货部,门店收货部按生鲜商品的收货标准进行收货。
自购商品流程(另附)
收货标准规定(另附)
签单流程
①、合同书:采购组生鲜采购经理采购总监
合同用章:采购组生鲜采购经理采购总监财务部
②、新品单:采购组生鲜采购经理采购总监财务部
③、促销协议:采购组生鲜采购经理采购总监
财务部
④、变价:采购组生鲜采购经理
⑤、商品订货:门店生鲜部主管门店生鲜经理
2、生鲜部的职能、组织架构及岗位职责。
(1)生鲜部的职能
生鲜部是由公司总经理直接管辖的营采部门,在公司统一的经营方针、采购政策的指导下,全面负责各分店生鲜商品的采购和店面日常营运,保持生鲜部门平稳的盈利能力;共享规划各种采购、厂家管理动态及供应商资源,并对生鲜商品的各项销售及营业指标负责;制订规划合理的商品政策及整体促销方案,负责整个生鲜经营成本的控制,提升生鲜营运效益;制订生鲜营采规范和流程,对分店生鲜人员进行商品专业知识及操作工艺培训;协调供应商与店面营运的关系;负责公司新形式卖场生鲜布局的规划和统筹。致力于为顾客提供新鲜、美味的商品,为卖场吸引人流,创造浓厚的销售气氛,提升销售业业绩。
生鲜部的组织架构
生鲜部经营商品的类别分为:散装南北干货组、冷藏冷冻组、蔬菜组、水产组、鲜肉组、熟食组、生鲜类专柜。生鲜商品在经营中实行自营与联营两种方式的有效结合。
生鲜部由生鲜采购经理、营运经理、店面生鲜主管、生鲜业务、店面各区组长及自购人员组成,营采组织架构如下:
生鲜总部人员架构
生鲜经理:吴彩琴(代)
文员
营运经理:罗坚波
采购经理:陆伟志
[ 鱼类]
[ 蔬菜]
[ 水果]
[ 鲜肉]
[ 面点]
[ 面包]
[ 熟食]
[散装干货海味]
[ 联营专柜]
[ 五谷杂粮]
[ 豆制品]
[ 酱菜]
[ 冷冻]
[ 冷藏]
沙头生鲜主管
南栅生鲜主管
赤岭生鲜主管
南城生鲜主管
(3)生鲜营采岗位职责
①、生鲜部经理
负责制定公司生鲜经营政策、年度工作计划、各项经营指标并组织实施
负责生鲜部门日常的工作的全面管理及监督,直接对总经理负责;
负责生鲜商品的采购规划,制定合理的商品政策、供应商政策、及供应商资源的拓展整合;
负责店面生鲜营运