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论会计电算化环境下的企业内部控制
摘要:随着经济水平的不断发展和科学技术的不断创新,当今社会已开始全面进入一个数字化、信息化的新时代。会计电算化得到了越来越广泛的应用,但与此同时,也给企业的内部控制带来了新的问题。
关键词:会计电算化;内部控制;问题;策略
内部控制是指经济单位和各个组织在经济活动中建立的一种相互制约的业务组织形式和职责分工制度,其目的在于改善经营管理、提高经济效益。网络技术的飞速发展让会计电算化登上了会计发展的历史舞台,并逐渐成为会计工作中不可或缺的重要工具。会计电算化的产生极大地改变了企业会计核算与管理环境,一方面,通过计算机来进行会计核算工作,加快了会计核算速度,提高了会计核算的准确性;但另一方面,它也为企业的内部控制带来了许多前所未有的问题。若这些问题无法得到解决,那么必将阻碍会计电算化的发展。
一. 会计电算化下企业内部控制存在的问题
(一) 操作人员的职能划分问题
传统手工会计处理严格遵循不相容职务相分离的会计人员分工原则,以起到
不同岗位的会计人员相互监督、相互制约的作用。但在会计电算化系统中,会计操作都主要集中在计算机上进行,导致许多会计岗位的工作都由同一名操作人员进行处理,这样就使得会计人员之间的制衡作用大大减弱,企业内部控制制度的效果也就会大打折扣。此时若有某些缺乏职业道德的会计人员在操作时进行舞弊,也较难发现。
(二) 会计电算化系统的安全问题
由于会计电算化环境下的会计处理基本上都是在计算机上进行操作的。其操
作方式的特殊性也注定其在操作过程中可能存在一定的与之相对应的安全问题。第一,如果计算机系统出现故障或遇到停电等突发事件,会计电算化操作就无法继续执行。第二,电算化条件下,企业的会计信息是存储在磁介质上。一方面,如果磁介质被损坏,则里面存储的会计信息资料也将丢失或毁损;另一方面,磁介质中的数据若被人故意窃取或篡改也是难以发现的,这些对企业会计信息的安全性、准确性都会造成极大威胁。第三,会计电算化软件本身就存在一定的安全隐患。由于技术性问题,目前市场上所普遍应用的会计电算化软件在安全性能方面均存在漏洞,如数据库防入侵水平较低等。这也使得企业的会计信息容易被泄露。
(三) 会计电算化系统下数据差错的蔓延性
传统手工会计的数据处理环节较为分散,一个环节发生差错,也很可能在下
一环节就被发现并纠正。但电算化会计的数据处理则较为集中,且数据均来源于最初的人工输入的原始数据,原始数据一旦出错,错误便会被不断的复制并蔓延开来,导致后面与之相关联的所有数据都会发生错误,且不易被觉察。这样无疑会大大降低企业会计信息的真实性和准确性。
二. 会计电算化环境下完善企业内部控制的策略
(一) 恰当划分会计人员职能,实现职能分离
即使在会计电算化条件下,也仍应对人员分工、岗位职责的限定、权限的划
分进行细致的规定,已达到相互制衡、防止人员舞弊的目的。例如,可以将企业的会计岗位具体划分为:财务主管,出纳,采购、销售会计,库存、存货会计,会计档案管理,稽核等。赋予不同会计岗位人员相应的会计权限,各会计人员只能在其所拥有的权限内进行会计操作。对于违规操作的会计人员,要予以严惩。
同时,由于人在会计电算化下的企业内部控制中处于关键地位,企业还应注重培养员工的良好的职业道