三合一体系程序文件iso9001_iso14001_ohsas18001.doc

XX电器集团有限公司
文件控制程序
文件代号:Q/-01
版本号/修改状态:A/0
页码:1/4
1 适用范围
对质量、环境、职业健康安全管理体系有关的文件和资料进行有效控制,确定在各个部门、各个场所可获取相应文件的最新有效版本,防止作废文件的非预期使用。
2 适用范围
适用于公司质量、环境、职业健康安全管理体系有关的文件、资料、包括外来文件的控制。
3 职责
体系管理中心负责QEO管理手册的编制,程序文件的审核和体系文件发放范围的控制。
管理者代表负责QEO管理手册的审核,程序文件、管理标准、工作标准的批准。
总经理负责QEO管理手册的批准
各部门负责各自涉及到的程序文件、企业管理标准、表格的编制。
办公室档案室负责文件的存档、发放、借阅、收回。
技术标准由技术研发中心组织编制,技术副总(总工程师)审批。
管理标准、工作标准由办公室组织各部门编制,管理者代表审批。
4 工作程序
文件编制的策划
本公司质量、环境、职业健康安全管理体系文件分级为:
一级文件:QEO管理手册;
二级文件:程序文件;
三级文件:技术标准、管理标准、工作标准;
四级文件:记录表格。
本公司QEO管理体系文件分类为内部文件和外来文件:
内部文件体系管理文件:QEO管理手册、程序文件;
企业标准文件:技术标准、管理标准、工作标准;
外来文件:国家标准、法律、法规、地方条例、行业协会文件、地方政府文件。
文件编号方法
XX电器集团有限公司
文件控制程序
文件代号:Q/-01
版本号/修改状态:A/0
页码:2/4
QEO管理手册:Q/XXXS-XXXX
发布年限
手册
企业名称代码
企业标准
程序文件: Q/XXX·QEO·C-01
顺序号
程序文件
管理体系
企业名称代码
企业标准
作业文件:(技术标准、管理标准、工作标准)
Q/XXX·QEO·×-01-XXXX
发文年限
顺序号
标准代号
管理体系
企业名称代码
企业标准
注:标准代号为:技术标准:J 管理标准:G 工作标准:Z
文件的版本号和修定状态号
版本号以A、B、C……字母表示
修改状态号以0、1、2、3……表示
页码以第*页/总页数表示(如页码1/3—表示该文件共3页,此为第1页)
文件编制和审批
,管理者代表审核,总经理批准。
,体系管理中心审核,管理者代表批准。
,技术副总(总工程师)审批,管理标准、工作标准由办公室组织各部门编制,管理者代表审批。
:各部门使用的表格自行设计,部门负责人审批,报体系管理中心申请编号并将样表存档。
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文件控制程序
文件代号:Q/-01
版本号/修改状态:A/0
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文件发放、收回与归档
体系管理文件的发放由体系管理中心编制《文件发放一览表》,办公室档案室按要求发放。档案发放要按规定发放复印件,并在《文件发放清单》上签字,体系管理文件(手册、程序文件)在封面加盖“受控”印章并编号。其余管理文件的发放由办公室制定《文件发放一览表》并在《文件发放清单》上签字。技术文件的发放按技术研发中心对技术文件发放规定《技术文件分发对象表》发放并在《技术文件领用表》上签字,发放技术文件加盖“生产用文件”、“检验文件”等相关标识及分发日期章。外来文件的发放,按办公室规定发放复印件并记录在《管理文件发放登记表》上。
文件的收回:使用文件人员因工作变更时,档案管理员将收回情况记录在《文件收回登记表》上,因使用中造成破损需重新领用时,领用人员提出申请,办公室经理同意后到档案室调换文件,档案管理员填写《文件收回登记表》和《文件发放登记表》。
体系管理文件、技术文件、外来文件的归档:档案室将各部门提交的文件原件分类归档,并登记在《文件归档登记表》上,同时编制存档号并记录,体系管理文件的受控状态在《受控文件清单》上记录。
文件借阅
相关人员因工作需要借阅文件时,先提出申请,经部门经理批准后,档案管理人员办理手续,并记录在《文件资料借阅(收回)登记表》上,借阅文件人员交回所借文件时,由档案管理人员对文件名称、数量、对照无误后,将收回结果记录在《文件资料借阅(收回)登记表》上。
公司以外人员需要借阅文件时,需部门领导提出申请,经办公室经理审核,总经理批准后方可按