Office操作技巧.doc

如何实现工作表数据的行列互换(Level 100)
在工作表的制作过程中,有时需要将工作表数据的行和列进行互换,这样的操作可以借助工作表数据的复制、粘贴功能来实现,操作步骤如下:
(1)选中工作表中的单元格区域,并执行【复制】命令。如图1所示。
图1 复制粘贴
(2)执行【编辑】菜单中的【选择性粘贴】命令,打开“选择性粘贴”对话框,并选中“转置”复选框,如图2所示。
图2 选择性粘贴
(3)单击【确定】按钮,就会发现可以将数据行列互换显示在工作表中了,如图3所示。
图3 数据转置
如何去除页眉中的横线(Level 200)
在文档中加入页眉时,会在页眉的下面出现一条横线。如下图所示:
如果不想在页眉留下任何信息也无法自动去除此横线,这时可执行如下操作:
(1)确认插入点位置于页眉。打开【视图】|【页眉和页脚】命令,如图1所示。
图1 打开页眉
(2)执行菜单栏中的【格式】|【边框和底纹】命令,如图2所示。
图2 边框和底纹
(3)打开“边框和底纹”对话框中的“边框”选项卡。在“设置”选项区域中选择“无”;在“应用于”下拉列表中,选择“段落”。如图3所示。
图3 “边框和底纹”对话框中的“边框”选项卡
(4)单击【确定】按钮即可。如图4所示。
图4 页眉中的横线已被去除
快速定位Word文档位置(Level 100)
在修改或校对一个比较长的Word文档时,如何能够快速定位到上次编辑的位置呢?现在,按【Shift】+【F5】组合键,上次编辑到的位置就立即出现了。
巧妙设定Word启动后的默认文件夹(Level 200)
Word应用程序启动后,使用【文件】菜单中的【打开】命令打开文件时,默认文件夹是“我的文档”文件夹;而保存一个Word文档时,默认的保存位置也是“我的文档”文件夹。怎样才能让Word应用程序自动识别自己的文件夹呢?

在“文件位置”列表中选择“文档”选项,然后单击【修改】按钮
打开“修改位置”对话框,在“查找范围”下拉框中选择文件夹所在的位置后,单击【确定】按钮。
设置完成后,当您再次打开Word文档或保存Word文档时,在对话框中显示的就是您的工作目录了。
如何去除绘图时出现的画布(Level 100)
在Word 2003中使用自选图形工具画图时,总会出现一个“画布”。如果不希望看到它,该如何操作呢?
执行菜单栏中的【工具】|【选项】命令,在“常规”选项卡,去除“插入‘自选图形’时自动创建画布”复选框的选择即可。
如何在Excel中通过下拉列表填写数据(Level 200)
在制作Excel文档时,经常要在Excel中输入重复性很高的数据,例如输入相关的部门。要是能从下拉列表中选择数据就比较方便,还不容易出错。
(1)选中所需的单元格,执行【数据】菜单中的【有效性】命令。
(2)在“数据有效性”对话框中的“设置”选项卡中,选择“序列”选项。
(3)在“来源”文本框中输入下拉列表框中的内容,并用逗号进行分隔。
(4)选中“提供下拉箭头”复选框。
(5)设置完成后单击【确定】按钮。
此时,设置好的下拉列表下图所示。
如何在Outlook日历中显示双时区(Level 100)
在Outlook 2003中,可以同时查看两个时区,例如中国和美国的时间,这对于跨国企业员工随时了解当地与异地的时间情况帮助很大。
在Outlook日历左侧的时间线上单击右键,选择【更改时区】命令,即可设置附加时区。
选中“显示附加时区”,并分别在每个时区的标签中添加文字。单击【确定】,即可在日历中显示双时区。
如果要将两个时区的左右位置交换,可在更改时区对话框中单击【交换时区】按钮。
怎么样才能够让邮件在特定的时间发送出去呢?(Level 200)
如果您想撰写一封活动邀请函,需要在活动前几天再发送邮件,若您很忙没有时间做,就会忘记这件事。
那怎么办呢?您可以在空闲时间预先写好邮件,在撰写邮件时,单击【选项】按钮,出现“邮件选项”对话框,即可设置“传递不早于”某个日期和时间。这样邮件会在指定时间才发送出去。
如果想将Excel文档中的部分内容以邮件形式发送,该怎么办呢?(Level 100)
如果不想将Excel文档中的全部内容发送给别人看到,可以只选择某部分区域作为邮件发送。
1. 在Excel文档中选择待发送的区域,并单击工具栏中的“电子邮件”按钮。
2. 填写收件人、主题、说明等信息,并单击工具栏中的【发送所选范围】按钮,即可将所选范围发送给收件人,未选中部分不会出现在邮件中。
3. Excel文档中的部分内容被发送出去。
如何在Outlook联系人中显示英文姓名索引呢?(Level 200)
Outlook中文版的联系人右侧有一