物业公司收楼入伙操作流程.doc

物业公司收楼入伙操作流程
1 总则
有序组织业户入伙,提供便捷、高效的顾客服务,是地产销售和后续物业服务的重要内容,地产公司所在项目部、营销中心和物业服务中心应相互配合,严密策划和组织新项目的业户集中入伙工作。
新项目集中入伙工作由地产区域公司、营销中心主导,物业服务中心全力配合。
物业服务中心应配合地产所在项目部履行房屋保修义务,在保修期内工程质量问题必须得到及时、有效的处理,切实维护业户合法权益和中民置业的品牌形象。
2 相关职责界定
物业区域分公司运营总监(副总经理)协同地产营销中心负责组织成立交楼入伙工作小组,制定交楼入伙工作方案,组织交楼准备工作,确定入伙时间。
项目所在地产营销部、项目部、财务部、施工单位参与入伙工作。
物业服务中心负责具体编制物业入伙方案,按计划准备及组织实施入伙管理工作。
物业区域分公司、物业管理部负责各项目入伙管理工作的指导和监督。
地产所在项目部负责协调监理公司和施工单位参与交楼验收工作。
3 工作程序
成立入伙工作小组
组***员:由地产所在项目部总经理、营销总监、物业区域公司运营总监(副总经理)和物业服务中心主任组成,营销总监、物业区域公司运营总监(副总经理)担任组长,物业服务中心主任担任副组长。
人员分工:接待组(负责客户引导、业户身份核验、资料接收及发放)、收费组、验收组、发钥匙组、咨询及后勤保障组,入伙当天现场总指挥为物业服务中心主任。
入伙策划
在入伙前,《入伙须知》及其它需提示的内容与《入伙通知书》一起由地产营销中心向业户送发,向业户明示入伙须知信息。
物业服务中心负责配合项目营销中心做好业户集中入伙工作,拟订项目集中入伙方案。项目集中入伙方案经物业服务中心主任和项目所在公司营销部审核、总经理批准后,报物业区域公司、物业总部管理部备案。物业总公司收到入伙方案的日期应与预定的入伙日期至少提前25天。
入伙过程中涉及的所有收费项目,且在房产销售合同中未明确约定的,收费标准必须在入伙方案审批前报物业总公司批准后方可执行。
新项目集中入伙方案中应包含对可能的紧急的识别、评价,以及相应的处置预案,并对全体入伙参与人员进行有效培训。
入伙方案的内容应包括但不限于:
a) 入伙的时间及实施地点;
b) 入伙工作目标及接待能力要求;
c) 入伙手续办理的流程;
d) 接待现场布置要求;
e) 可能紧急情况及处置预案要求;
f) 负责入伙工作的人员安排及职责;
g) 入伙过程中使用的文件和表格;
h) 入伙准备工作的安排及要求;
I) 所需费用预算。
交楼入伙准备工作
人员培训
a) 按人员分工,明确各组的任务及与其它组的衔接要求;
b) 对工作流程、注意事项及入伙中业户普遍关注的收费、验收、房屋质量保修、装修等问题进行培训,参考依据为服务中心客服部拟写《入伙工作统一说辞》。
入伙发放资料及记录的准备
交楼入伙工作小组在业户入伙前15 个工作日准备好用于入伙的必要的资料,并由物业服务中心整理