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流程文件的撰写与调整
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目的及适用范围
为了规范某对外经济贸易有限公司进口业务操作程序,提高公司运作的规范性、高效性,确保运营质量,促进公司战略计划的实现,特制定本制度。
本制度适用于某对外经济贸易有限公司及下属各公司。
本制度由公司***部门负责拟定,其解释权及修改权属***部门。
本制度从200 年月日起执行。
职责
总经理负责对制定新流程的建议进行审批;对是否根据流程需要调整相关管理制度进行决策;并对完稿的流程、程序文件及相关管理制度进行审定。若有必要,听取法律及其他顾问意见。
某公司行政部负责对制定新流程的建议进行初审,向总经理提供有关意见或建议。在总经理授权下,组织相关部门人员就流程的制定开展讨论、撰写及修订,并配合撰写程序文件。对经总经理审定的流程、程序文件及可能的管理制度修订稿负责备份存档。
各流程总责任人负责组织流程调整的讨论及相关流程、程序文件与管理制度的撰写或修正。在总经理审定后,负责新流程的实施推广。并在实施一段时间后,向总经理汇报流程执行情况。
各部门相关人员在行政部经理或流程总责任人的组织下,积极参与流程制定或修改的讨论及有关撰写工作,并认真执行新流程。
流程撰写、修改的目的、原则及方法
撰写或修改流程文件的原因主要有两类:1)新业务或新操作方式的出现;2)原有流程存在一定的缺陷。
在选择撰写新流程或修改原有流程时,应权衡成本效益,以较简单、有效的方式达到改善流程运作效率及工作质量的目的。
流程的制定或修改应本着重视效果、提高操作性与可控性原则。并注意尽量与现有管理制度不相冲突。
流程的制定或修改采用民主与集中相结合的方法,流程相关部门及人员应积极参与讨论、制定工作,但必须服从总协调人(行政部经理或流程总责任人)的指挥及安排,最后成果应递交总经理审核,经总经理审定后方能实施。
流程文件的撰写或修改应按公司统一的文件格式和写作规定进行撰写。
文件的编写应分清层次与步骤:
主流程及其相关的程序文件和核心管理制度文件先行编写,次级程序文件和管理制度再配合撰写。
先完成流程的撰写或修改,再配合撰写或调整程序文件。若发现与现有管理制度相悖,应向总经理请示调整管理制度。得到批准后,对制度进行修正。若被否决,则应对流程及程序文件进行修改,使之符合管理制度要求。

新流程文件的撰写程序
公司员工在实际运作过程中发现流程问题后,应与流程相关人员就新流程的制定进行讨论,提出建议。
相关人员根据讨论结果,提出撰写新流程的书面建议,包括撰写目的、主要环节、可能涉及的部门及人员等内容,并交行政部初审。
行政部经理参照相关管理制度对建议的合理性及可行性进行评判,提出书面初审意见,并一起交总经理审批。
若审批不通过,由行政部下有关人员传达审批意见。如有必要,相关人员可提出调整性建议再次报总经理审批。
若审批通过,由行政部经理负责召集新流程可能涉及的部门及人员讨论流程方案。讨论时应明确步骤并统筹安排:
确定流程总责任人、主要环节及负责人;
各环节的具体运作程序、要求、涉及的表单或信息源等;
根据讨论结果,由总责任人负责撰写流程,交相关人员传阅,并作修改。
若新流程与公司现有管理制度