ISO9001外审工作准备和应对技巧.ppt

ISO9000外审工作准备和注意事项
广东XXX机电有限公司品质部
目录
一、ISO9000质量管理体系外审准备工作
二、ISO9000质量管理体系外审注意事项
三、ISO9000质量管理体系外审各级人员基本要求
一、 ISO9000质量管理体系外审准备工作
⑴公司及各部门简介准备,欢迎牌制作。
⑵环境的整理,5S的加强,死角的清理。
⑶工作服、安全帽的着装要求,体现公司的精神面貌。
⑷审核工作的配合:
⒈审核期间,被审核部门负责人及工作人员务必在场,直至审核结束。
⒉各级人员应认真回答审核人员提出的问题,切忌与审核员冲突,避免强辩,明显的错误应谦虚接受。
⒊外部审核的每一位审核员,需安排一位主陪审员。
⒋对审核中的每一作业项目,需安排一个人主答。
⒌现场操作人员的筛选,要安排班、组长在场。不熟练之人员可安排调班。
⑸审核时尽可能提供之前一个月的记录,并准备三个月内的记录,以便追踪时审核。
⒈对文件和记录进行归档,以便于调取。确保各部门的文件和资料可随时找到。
⒉检查文件的修订与记录之间的符合性、配合性、修订之日起记录的相应改变。
⒊任何修改或涂改要有签名或盖章。
⒋各种记录均应加以签名确认,尤其是质量记录。
⒌电脑打印的质量记录,有打出姓名者,亦需签名或盖章。
⒍表单记录内容的空白处要划记“/”或盖“空白”章。
⒎不能剪贴,最好不要用涂改液涂改。
⒏确保表单记录的完整性,尤其是需要做持续追踪的记录。
⑹各级人员应熟悉质量方针、质量目标、各级人员岗位职责。
⑺做好自查自纠工作,特别对以前发现的不符合项应举一反三,保证各项工作按ISO9001:2000要求实施。
⑻对审核员可能会问到的问题,资料应事先准备好,或随身携带。
⑼对自己本职工作的要求(WI/QI)应熟悉并描述重要的参数、数据。
一、 ISO9000质量管理体系外审准备工作
二、ISO9000质量管理体系外审注意事项
⑴受审核时,每一位员工必须要做到的
⒈知道应做什么事;
⒉知道如何做事;
⒊知道做事的依据;
⒋用记录证实所做的事;
⒌任何事都应形成循环(即PDCA模式)。
⑵受审核时,应保持正常的心态
⒈不怕出现不合格,发挥出最佳水平;
⒉尽可能减少不合格,以提高认证通过的可能性;
⒊尽快纠正不合格。
⑶受审核方在审核中的角色
⒈2:8规则
⒉20%听问题,听懂了才能回答对;
⒊80%回答问题,回答时要谨慎。
二、ISO9000质量管理体系外审注意事项
⑷先确定了解问题后再回答
⒈认真听,听不懂必然会回答不准确;
⒉不懂就问,审核员会换一个角度询问;
⒊一定搞清楚所问问题。
⑸受审核时,回答问题的基本原则:
⒈依据文件回答问题;
⒉依据实际情况回答问题;
⒊紧紧围绕提问,不要扯太远;
⒋语言简单明了;
⒌不要假设审核员不懂技术问题,审核员的视点是整个体系。
二、ISO9000质量管理体系外审注意事项
⑹回答问题时就注意哪些
⒈只说自己的事,不说别人的事;
⒉只说该说的事;
⒊用证据说明问题;
⒋自信而又不失谦虚;
⒌多解释,不争论;
⒍有误解时把解释权让给更明白的人(最好是上司)。
⑺回答问题时应避免出现
⒈不懂装懂;
⒉说别人的事;
⒊所说的不符合事实;
⒋谋求帮助;
⒌对其他部门或人员进行诋毁;
⒍争论不休不礼貌,可能会导致不好的结果。
二、ISO9000质量管理体系外审注意事项
⑻在审核进行过程中如何采取纠正行动
⒈力争在审核组离开前纠正不合格;
⒉当天提出,尽可能当天纠正;
⒊自己提方案,自己纠正;
⒋经审核员确认可以接受。
⑼正式审核时审核员经常询问哪类问题
⒈你是做什么的?
⒉你是如何进行工作的;
⒊有无记录证明你已正确地进行了工作?
⒋你为什么要这么做?
二、ISO9000质量管理体系外审注意事项
⑽回答审核员时的基本点
⒈以文件为基础;
⒉以质量记录为依据;
⒊以实际情况来证明。
⑾每一位员工回答问题时的心态应该是
⒈自信,相信所做的绝大部分是正确的;
⒉谦虚,承认个别情形会存在某些问题;
⒊不推卸责任。
⑿在正式审核到来之前,怎样做一下突出改善
⒈对现场进行卫生整顿等清理工作;
⒉保证现场使用的文件为有效版本;
⒊每个部门进行自查自改;
⒋每位员工对照文件,熟悉工作职责;
⒌给每位员工适当减压,使员工有轻松的心情迎接审核,才能发挥出最佳水平。
⑴在审核前对最高领导有什么要求?
⒈了解质量方针的内涵;
⒉了解质量目标及其实施方法和实施情况;
⒊了解本组织各部门的职责和重要的接口方式;
⒋了解本组织质量体系的基本情况;
⒌了解本组织的质量工作状况
⑵在审核前对管理者代表有什么要求?
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