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工程项目会议管理制度.docx
文档介绍:
工程项目会议管理制度
(一)基本原则
1、坚持以多种会议形式贯彻和落实公司各种规章制度及有关决定,及时研究和解决工程建设管理中存在的问题,多方交流信息,加快信息反馈的速度,不断完善和改进管理工作。
2、所召开的会议本着既要解决问题,又要缩短时间的原则。尽量精简会议频率,可开可不开的会,坚决不开;可在基层现场解决的问题,不在会上研究;属于部门职责范围内的事情,不开全体会议。必须召开的会议,应于会前通报议题,事先准备好供会议讨论的重要事项或文件材料。凡涉及对外或需向上级请示的,一定要在会前做好协调和请示等准备工作。要使各种会议开得有内容、有决议、有效果。
3、各次会议要明确主办部门,同时明确召集人和会议筹备人员,准备好与会人员签到表。凡属部门专业性质的业务会议,原则上各个业务部门自行组织召集会议,办公室协办。
4、凡涉及到公司会议,或者两个部门以上参加的会议,以及要求上级领导参加的会议,均需事前报办公室备案并取得协调安排后,始得召开。
5、凡会议需要费用开支的,主办部门必须提前做好会务方案,专门编制预算,经办公室、财务部门审核并报公司领导批准后,由办公室统筹安排。
6、会议决定的事项由办公室或会议主办部门根据会议纪要逐项负责落实、督办,应将执行情况及时向公司领导汇报。
7、对会议决定的事项,各部门要坚决执行、抓紧办理。在执行过程中如存在问题,应及时反馈。对各自职责范围内的问题,要积
极协调解决;对涉及其他部门经协商仍解决不了的,要如实向公司分管领导反映并提取建议,由公司领导协调解决。
(二)会议形式
工程建设管理会议按召开类别主要可分为公司员工大会、公司周办公例会、部门内部工作会、工地现场会、技术专题研讨会、工程重大问题专题会(质量、安全、进度)、监理协调会、工地会议等形式。
工程建设管理会议召开时间可分为定期会议和临时会议两种。定期会议要有固定的议题、时间、参加人员和会议地点。临时会议一般是指由针对性解决专项问题的专题会议。
(三)、会议的组织与落实
1、员工大会
公司员工大会是临时会议,主要任务是传达公司董事会和公司领导层对建设项目管理的要求,本项目总体工作计划安排和发展目标,公司最新决策、决议,以及公司下一步重要工作事项布置等。员工大会一般每季度或半年召开一次,由总经理主持,公司全体员工参加。
会议由办公室负责筹办和召集,并拟定会议议程报公司经理审定。办公室负责会议记录并在会后3天内整理出会议纪要,由总经理签发并送公司各部门。
2、公司周办公例会
周办公例会,一般在每周初或末召开,会议由总经理或委托副总经理主持,公司各部门副职以上人员参加,办公室负责会议召集并做好会议记录,会后,需督促各部门积极完成公司布置的各项工作。
会议的主要议题是:
(1)检查落实上周公司主要工作完成情况;
(2)各部门提出本周工作重点;
(3)对各部门之间的工作协调以及重要问题的讨论研究;
(4)其他需要在工作会议上讨论决定的事项。
3、部门(项目工作站)内部工作会议
部门(项目工作站)内部工作会议可根据各部门的工作需要定期或不定期召开,由各部门(项目工作站)负责人主持,主要是传达公司领导的相关指示和对本部门(项目工作站)的工作要求,讨论和解决本部门(项目工作站)工作中存在的问题等。会议需做好会议记录,以备查核。
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