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××集团OA办公系统运行管理办法
第一章总则
第一条为确保××集团OA办公系统(以下简称“OA系统”)安全、有效、规范运行,充分发挥OA系统的作用,提高工作效率,特制定本管理办法。
第二条 OA系统运行是指在××集团范围内,使用致远协同办公软件处理日常办公业务,实现本单位移动办公、资源共享、高效协同的事务处理机制。
第三条 OA系统运行应坚持优化业务办公流程、提高办公效率和降低管理成本原则,利用OA系统处理办公业务应符合公司流程管理及其它业务管理的有关规定。
第四条 OA系统内容主要包括内网门户、流程表单、文档管理、公共信息、会议管理、公文管理、致信桌面端、移动协同等功能,旨在实现流程在线审批、移动办公、信息共享和交流,规范管理流程,提高办公效率和降低管理成本。
第五条本办法适用于××集团、项目公司经批准使用的各部门以及各部门人员。
第六条系统的应用分两个阶段:
第一阶段自2015年×月×日至2015年×月×日为试用期,集团公司和项目公司OA系统通过集中培训后试用,问题反馈,使用提升,试用期周期为一个月。
第二阶段自2016年×月×日起,系统投入正式运行,将进入优化提升、运行管理阶段,各部门所有梳理到OA系统中的流程表单均需在线上运行。目前尚不适合通过OA系统流转的流程表单,仍按纸质单据流程审批。
第二章管理机构
第七条集团人力行政部负责OA系统的管理、规划、实施、培训、日常维护、总体检查考核工作,对系统实行统一部署,分级管理。其主要职责:
     (一)办理系统使用单位的新用户注册、变更、密码修改等相关手续;
     (二)制定系统运行的具体工作规范和管理制度;
(三)负责OA系统流程的修改及修订工作。
     (四)征询各使用单位的意见和建议,协调解决各使用单位在使用系统中出现的新情况、新问题;
      (五)定期培训各使用单位系信息管理员和使用人员;
(六)做好其他相关工作。
第八条项目公司总经办负责项目公司OA系统的督导、问题集中反馈、本单位检查考核工作,其主要职责:
(一)办理项目公司OA系统的注册、名称变更、密码修改等相关审核工作;
(二)集中反馈项目公司使用过程中存在的问题和跟进;
(三)征询各部门的意见和建议,协调解决各使用单位在使用过
程中出现的新情况、新问题;
 (五)定期培训各使用部门系统管理人员和使用人员;
第九条各使用部门负责人主导OA系统建设工作,同时确定一名信息管理人员负责日常管理。各信息管理员的职责是:
(一)负责本部门OA系统的日常管理;
(二)指导和监督该系统在本部门的运行;
(三)负责与集团人力行政部、项目公司总经办的工作衔接。
第三章使用规范
第十条公司员工应熟练掌握OA系统的操作方法,在使用OA 系统处理办公业务时,应遵守以下规定:
1、通过OA 系统发布的信息、发起的协同,OA使用人员视同知晓,应及时登录系统获取办公信息,处理相关业务。
2、公司员工应保证OA系统处理办公业务的响应时间。网上协同处理流程涉及到的相关人员处理时间原则上不超过1个工作日。如有出差、请假、培训等特殊原因不在公司时,须通过手机端移动审批处理;如有长期请假、出差、休假等,须通过代理人设置功能委托相关人员代为办理。
第十一条 OA系统公共信息管理实行审核发布制度,不得在OA系统上发布与公司工作无关的通知公告或调查;不得在文档中心上传与工作无关的文件。
第十二条员工身份认证。系统通过用户名和密码进行身份管理和认
证。用户名是每个员工的手机长号,个人的密码是安全的保证,账号密码必须设6位以上字符(最好包含字母、数字、符号等)。OA系统提供了用户自我更换密码的功能,用户应自己定期更换密码,不得泄露给他人,防止他人非法使用。由于密码泄漏造成的损失由本人负责。
第十三条各使用人员要保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确,并对所发布的内容负责。
第十四条为保证OA系统运行的高效性,已配备电脑的员工在工作时间内应保持开机登录OA系统,未配置电脑的员工须每天在手机上登录协同办公移动端,以保证及时动态接收、知晓、处置和办理相关文件、通知和会议。
第十五条如有重要文件需要领导审批,如果分管领导有事没有使用OA系统,相关人员可通过发送手机短信提醒领导进行移动审批。
第十六条因个人原因未登录和使用OA系统,不能及时处理相关工作,造成的责任由自己负责。
第十七条个人信息的完善:在OA系统的个人设置里面,必须对自己的个人信息进行添加和完善,包括个人真实头像、联系方式等,个人信息发生变化时应及时修改,以便同事之间联系时查找方便。
第十八条 OA系统流程模板涵盖集团及项目公司范围内的办公流程,涉及的相关部门应按照系统模板使用说明实行网上流