体系文件编写.ppt

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ISO9001:2000 体系文件编写
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体系文件在ISO9000、ISO14000及QS9000体系建立和运行的过程中扮演着相当重要的角色:
(1)符合标准要求
,均要求组织
“建立并保持局面的体系,以全面满足此标准的要求”。
(2)工作的依据
建立体系文件最重要的作用即是所有的工作有所依循,保持
一致和稳定的工作方式,以避免不同的人在操作相同的工作
时出现不一致的工作方式和标准,或者由于口头交待沟通工
作的方式和方法欠明确和清楚。
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(3) 提升管理技术水平的基础
当所有的工作要求都文件化后,公司即可在此基础通过日
常工作,不断地完善管理和技术的要求。
(4) 防止经验的流失
书面化的运行体系亦可避免由于人员的流失而导致经验的
流失,从而造成动作上的因难。
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(5)改善人际关系
由于工作的依据全部在书面上有明确的指令,在执行上大
大减少了口头式的命令和沟通,同时降低了同事之间的磨
擦的机会。
(6)员工的责任心和荣誉感
执行工作人员透过文件知道自己的工作权责和内容,明确
了自己的工作范围从而提升了工作的责任心和荣誉感。
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(一)目前建立的体系文件,一般企业均将文件架构分为四个层次,即:
一阶文件:手册
二阶文件:程序
三阶文件;工作指导书
四阶文件:表单或表格
但是,并不是每家企业都必须建立上述架构的体系文件,许多
规模较小制程简单的公司往往将文件的结构划分为3个层次,即:
一阶文件:手册
二阶文件:程序/工作指导书
三阶文件:表单
文件结构的划分完全取决于一间公司的规模、人员的数量同时
亦需考虑公司未来的扩充和发展等。
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(二)文件架构的说明

对于一个国家来说,宪法是根本***,任何法律的制订都必
须依宪法的要求来拟制,而对于一间公司来说,手册即是公
司在管理制度上的根本***,它会叙述公司在体系运行上的
大纲要求,简言之,手册即要求我们应该要做哪些工作。

程序即是明确规定工作进行的途径,亦就是说,针对手册要
求的工作和要求程序需详细描述。文件化的程序通常包括活
动的目的和范围;做什么事情和由谁来做;何时、何地和由
谁来做;应使用什么材料、设备和文件,如何对活动进行控
制和记录等。
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工作指导书是工作的明确指示,它需详细叙述某一具体的工
作如何来执行和操作,很多公司亦称为工作指引或作业标准
书。

格式化的记录清晰明了,易于保管,所以在编撰文件时,就
应适当的设计用以做记录的表格,值得注意的是大量的或设
计复杂的表格会令工作复杂化,降低效率,所以设计表格应
力求共享,在表达明白的前提下,精简填写项目和内容。
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一般来说,一项工作涉及到多个部门则我们写文件时编制成程序,例如:采购程序、纠正和预防措施程序等,而工作只和自己部门有关的作业在编制文件时做成指导书的格式,例如:设备使用指导书、指导书产品检验指导书等。
一般对于图纸、设备说明书、国内、国际的标准亦归纳为工作指导书类文件。
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