设计院经营管理流程.doc

设计院经营管理流程.doc设计院经营管理流程
一、编制目的:
本流程用于规范设计院设计项目的追踪、联系、洽谈、承接等经营活动,分为工程信息追踪阶段、投标竞标阶段、合同谈判签约等各阶段,旨在通过经营管理工作的系统化、程序化、标准化和数据化,达到规避企业运行风险、提高工作效率的目的。
二、适用范围:
本流程适用于设计院承接的全部工程项目。
具体内容及要求:
(一)信息收集管理
1、初始信息获取的渠道包括但不限于:国家及省市国土、规划、建设、发改委等政府部门、招标信息网站、有关学会协会、报刊杂志、个人关系网络、相关社会资源(如老客户、招标代理单位、各类咨询单位等),对有关政策、招投标项目等信息及时汇总,逐级上报。
为了保证项目承揽的连续性,各设计所、经营人员及设计人员应及时将有关客户信息包括单位名称、地址、邮编、联系电话等汇总至经营部,建立客户数据库,便于业务联系和回访。

信息跟踪处理流程
信息收集筛选阶段
院长
分管经营领导
经营部
其它部门
信息收集
审查
确定一般和重点跟踪信息及项目跟踪负责人
信息登记(项目规模、信息来源、合作单位基本信息)
信息跟踪阶段
审查
审查
对项目进行跟踪
其他部门
配合跟踪
项目确认阶段
与建设方进一步接洽
达成意向性合作协议
通过未通过
签订设计合同
查找分析原因



其他部门配合(人员、车辆)
(二)投标项目管理
招标信息获取后,经营部应组织总工办、设计所等有关部门对设计投标项目的可行性、操作性进行分析和评价,确定方案设计人员,确保投标项目的准确性。
2、在准备投标资料过程中,特别是介绍信、授权委托书(法定代表人证明书
),建设单位名称、工程名称、有效期、授权人及被授权人名称与身份证号码、授权范围、无受贿证明材料等应认真核对,确保正确无误。
3、设计人员应在接到招标文件后,及时展开设计工作,按照符合性、完整性、准确性的原则,编制满足投标文件需要的设计资料。项目负责应做好相关资料的收集、整理及归档工作,并做好相关工作记录。资格预审文件、招标文件、投标文件(含经济标、技术标)、图纸、补遗、答疑回复、与业主方的往来函件、预算分析等资料须归档留存。
4、按照谁购买、谁负责的原则,妥善保管相关收据,并负责退还图纸、收回押金。
项目投标阶段控制流程
投标阶段
院长
分管经营领导
经营部
其他部门及相关人员
审定
审批
审批
经营部负责最后汇总投标文件,并最后检查,检查无误后,装订密封,安排参加开标的人员
组织招标文件评审
经营部组织编制投标文件
组织购买招标文件
办公室负责后勤保障及车辆调度
总工办、设计所
负责编制技术标
预算负责编制经济标
财务部开保证金支票及保函等手续
投标结果分析阶段
开标后,经营部组织相关人员对投标结果进行总结,分析、汇总。
资料归档
(三)合同管理
1、合同评审及审批要求
(1)严格执行合同评审,在经营部初步签署评审意见后,经设计院分管副院长审批同意后,方可签订。重要合同须经院长审批。
(2)合同管理部门审查的重点是:对方当事人的主体资格和履约能力。‚ 合同条款内容的完备性、合法性。ƒ合同