企业办公室主任素质.doc

浅谈企业办公室主任的素质
绪论
企业办公主任的核心内容可以概括为参与政务,协调管理业务,提供保障服三个层面,处于协调各职能部门,连接领导层和基层的枢纽,是企业的信息中心、参谋中心、协调中心、管理中心和服务中心。办公室参谋、协调能力及管理、服务水平直接会影响到企业管理工作的整体运行效能。能否最大限度的发挥企业办公室的整体作用,一是在于企业领导对办公室工作的认识和重视,如果把办公室单纯地作为后勤服务部门而忽视其参谋、协调及管理作用,办公室最终就变成了勤杂室。二是在于办公室主任的领导才能和综合素质,办公室主任的参谋水平、协调及管理水平直接影响办公室在领导层中的地位,直接关系到办公室整体工作效能,由此决定了办公室主任在办公室中的核心作用。三是在于办公室工作的认识及实务经验水平,办公室人员不应仅沉浸于纷繁零碎的琐事之中,要增强参与辅助决策,培养协调及管理意识,充实积累自身工作实务经验,提高综合实务水平。以上三方面因素当中,第一方面是前提条件,第二方面是主要核心和关键,第三方面是基础支撑,从企业管理理论及实践的角度分析,企业办公室整体作用发挥的核心在于办公室主任。
企业办公室主任一直被大家称为企业的“大管家”,一位高水平的“大管家”是企业不可缺少的人物,虽然他不直接创造利润,也没有处于经营管理的第一线,但办公室主任的工作具有极大的挑战性,高水平的办公室主任不是简单的“事务大臣”,而是需要相当素质的职业经理。因此,着眼于培养塑造出色的办公室主任角度,研究办公室主任的素质问题具有极大的现实意义。
一、企业办公室主任的工作职能、工作特点及地位概述
企业办公室担任着传递处理信息、辅助领导决策、协调内外关系、管理行政事务及保障后勤服务等五个方面的工作职责,是参与辅助决策、理顺各种关系,具体承担日常行政及提供服务的重要管理部门。企业办公室工作具有全面性、事务性、辅助性及较强的政策性。企业办公室主任作为办公室的领导,主要担负着承办、参谋、协调、管理和指挥五大职责,工作上具有较强的政策性、辅助性、全面性、事务性、综合性。其工作职责、工作特点及作用是由办公室的职能、特点及地位所确定的。
(一)企业办公室主任的工作职责概述
企业办公室主任的工作职责主要包括承办、参谋、管理、协调及领导指挥五个方面。
1、承办职责
贯彻、实施企业领导决策层决定的战略方针,经营规划及管理制度,并对各部门执行情况进行监督落实;处理、协调或上报、回复平行部门转办的工作事项;处理、回复下属部门上报的工作事项。承办职责的主要形式有“主办”、“会办”、“转办”及“催办”等。
2、参谋职责
企业办公室主任的参谋职责是指在辅助领导决策过程中所应有的职能和应尽的责任,其参谋职责重要体现为协助领导制定好工作计划,安排好工作布局;根据工作需要,及时组织调查研究、多方面收集信息资料为领导决策作好准备;结合领导决策要求,组织分析加工信息资料,拟定方案供领导参与,协助领导作出决策。办公室主任既要认真领会领导意图,又要勇于直言,使领导“兼听则明”;同时做到领导决策前多参谋、领导决策后多反馈。
3、管理职责
企业办公室主任的管理职责是指对企业行政事务管理所应有的职能及应尽的责任,主要内容包括企业文书管理、信息管理及行政后勤服务管理等诸多方面。
4、协调职责
企业办公室主任的协调职责主要包括纵向协