采购管理手册.docx

采购管理手册
修订记录
时间
内容
提交人/职务
审批人/职务
目录
1. 目的和适用范围 5
2. 采购职责 5
3. 采购流程与规定 5
a) 采购分工 5
i. 采购经理 5
ii. 采购工程师 5
5
6
v. 运输员 6
b) 采购权限 6
i. 审批权(单位:人民币) 6
ii. 保密等级 6
c) 采购申请和紧急采购流程 7
i. 采购申请流程 7
ii. 紧急采购流程 7
d) 询价 7
i. 询价原因 7
ii. 询价流程 7
e) 合同要求和条款 8
4. 供应商选择和管理 9
a) 供应商的选择和认证 9
i. 供应商选择的原因 9
ii. 供应商认证流程 9
b) 供应商的管理 9
i. 供应商分级 10
ii. 供应商考核流程和优胜劣汰规则 10
5. 意见反馈和内部监督 10
a) 供应商意见反馈 10
b) 相关部门意见反馈 11
c) 内部监督 11
附录:采购物流部门日常工作细则 12
a) 采购周、月计划的编制和实施 12
b) 供应商评估和考核 12
c) 供应商回访机制 12
d) 成绩考核机制 12
e) 奖惩机制 13
目的和适用范围
此文件旨在建立物品采购流程和供应商管理流程,确保公司所采购的物品满足质量要求,并保证供应、降低采购成本、合理优化库存与资金的使用。
公司除办公室用品外的物品采购,皆以此手册为准,详见附录。
采购职责
采购人员负责归口采购业务的管理与实施,为各需求部门寻找物美价廉、高性价比的物品,合理保持库存量并努力减少库存。
采购人员代表公司行使采购权和供应商管理权。
采购流程与规定
采购分工
依据“供应商管理、采购执行、部门管理和内部监督不为同一人”原则和岗位责任制,分工如下;
采购经理
管理采购部门内部分工和制度流程,确保各项采购任务顺利完成;
协调部门间的沟通和协作;
向分管副总报告采购计划、进度并执行公司的决议;
采购工程师
按照流程,组织和管理供应商的选择、评估、考核和更替;
采购协议谈判;
更新《供应商信息卡》和《认证供应商名录》;
寻找和开发供应商;
采购专员
编制采购计划;
采购订单处理
对于签署采购协议的供应商,根据协议内容,下单采购;
对于没有签署采购协议的供应商,进行询价或价格谈判,通过审批后签署合同;
追踪供货进度;
处理紧急采购。
货到后通知库管入库;
处理退货、索赔;
付款管理;
采购助理
编制、整理合同和报告;
ERP系统录入和校对;
内部监督;
处理一般的中英文互译;
安排、接待来访供应商;
运输员
承担本地采购的搬运和运输工作;
物品出入库的搬运工作。
采购权限
审批权(单位:人民币)
分管副总审批月采购计划、采购协议和紧急采购计划;
采购协议下的订单审批:
定义:
如果公司与供应商签署在某一时期内定价采购协议,即在规定时期内采购价格和服务不发生变化,或价格按照双方协商的固定模式变化,此种情况下发生的采购即为协议采购。
审批:
采购专员根据采购计划,直接下订单。
非采购协议下的合同审批:
定义:
公司与供应商没有签署采购协议,每次购买都需要进行询价的采购即为非协议采购;
审批:
单笔合同金额在二千元以下,由采购专员与供应商签署合同并生效;
单笔合同金额在二千元以上(含二千元)且五万元以下,由采购专员与供应商确认合同内容,再由采购物流经理审批合同并签字生效;
单笔合同金额在五万元以上(含五万元),由采购专员与供应商确认合同内容,再由采购经理首先复核,再交由分管副总审批并签字生效。
每年初,需根据采购预算和人员分配,重新分配合同审批权。
保密等级
范围:
供应商信息、原材料规格和质量要求、供应商生产原材料的工具和流程、
采购价格、最小订货量、供货期、采购合同、供应商评价内容和考核表现等
一级权限:
其他部门有权得知,自己部门需求物品的以上信息,除价格;
采购工程师和采购专员有权得知,只与自己职责范围相关的以上信息;
二级权限:
采购经理和采购报告链的上级领导有权得知所有采购产品以上所有信息。
采购申请和紧急采购流程
采购申请流程
各部门根据需求,参考由采购物流部提供的“订单周期和缓冲时间”,由专人在每月第三个工作日把采购需求以表格的形式通过电子邮件传达给采购物流部;
采购物流部根据需求,在三个工作日内编制月采购计划和付款预算,提交分管副总审批;
修改采购计划,直到分管副总审批通过;
之后,将审批后的采购计划传递给财务部并申请备用金;
采购物流经部把月计划分解为各周计划,按内部分工,执